Zarówno duże firmy, sektor MSP jak i najmniejsze podmioty zobowiązane są do comiesięcznej wysyłki JPK_VAT bez wezwania organu podatkowego. Od 1 lipca mikrofirmy oraz małe i średnie przedsiębiorstwa będą zobowiązane do wysyłki danych w ramach innych struktur na wezwanie urzędników w toku kontroli. Organ skarbowy będzie mógł zażądać informacji w ramach struktur tj. księgi rachunkowe JPK_KR, wyciągi bankowe JPK_WB, magazyn JPK_MAG, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT JPK_VAT, faktury JPK_FA, podatkowa księga przychodów i rozchodów JPK_PKPIR oraz ewidencja przychodów JPK_EWP. Na przekazanie plików w ramach powyższych struktur podatnik będzie miał nie mniej niż trzy dni od momentu wezwania do ich udostępnienia. Będzie mógł zrobić to nie tylko za pośrednictwem oprogramowania księgowego, ale także udostępniając je na nośniku danych (pendrive, płyta CD etc.)
Wybór oprogramowania
Wybór odpowiedniego oprogramowania do wysyłki danych może okazać się kluczową sprawą dla firm. Ministerstwo Finansów bezpłatnie udostępnia program e-mikrofirma oraz aplikację Klient 2.0. za pośrednictwem których podatnik może udostępnić wymagane informacje. Firmy nie muszą jednak ograniczać się do programów resortu finansów. Alternatywą jest rynek komercyjnych programów księgowości elektronicznej.
Lepiej nie lekceważyć żądania organu
Zaniechanie obowiązku przekazania danych JPK może odbić się na kondycji finansowej firm. Nieprzekazanie JPK na żądanie skarbówki może zostać potraktowane jako przestępstwo lub wykroczenie. Nieuzasadniona odmowa wiąże się z karą finansową w wysokości 2800 złotych
Jak uniknąć kary?
Ustawodawca przewiduje, że na przekazanie wymaganych przez urzędników danych podatnik będzie miał nie mniej niż trzy dni. Jeśli jednak czas na udostępnienie danych okaże się niewystarczający, firma może wnioskować o wydłużenie tego terminu. Swoją prośbę może uzasadnić np. dużą ilością danych lub nieobecnością osoby odpowiedzialnej za wysyłkę JPK. Wówczas podatnik nie narazi się na kary finansowe związane z nieprzekazaniem JPK.
Podpis elektroniczny
Księgi podatkowe przesyłane drogą elektroniczną powinny być opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Warto wcześniej zadbać o podpis, gdyż organ podatkowy będzie mógł zażądać raportowania danych w dowolnym momencie w trakcie czynności sprawdzających, prowadzenia kontroli podatkowej, postępowania podatkowego lub kontrolnego.