Wprowadzenie nowego Jednolitego Pliku Kontrolnego miało nastąpić już przed paroma miesiącami, zapowiadane terminy zostały jednak przesunięte z powodu pandemii koronawirusa. Ostatecznie nowa wersja JPK zacznie obowiązywać 1 października 2020 r. Obowiązek jej stosowania dotyczy wszystkich czynnych podatników VAT, a więc mikroprzedsiębiorców oraz firm małych, średnich i dużych.

1 października nie trzeba składać żadnych specjalnych dokumentów. Tego dnia rozpoczną się jednak okresy rozliczeniowe, za które podatnicy będą musieli przesyłać skarbówce pliki elektroniczne już na nowych zasadach. Po raz pierwszy z tym obowiązkiem zetkną się podczas raportowania informacji za październik 2020. Chociaż zostało na to jeszcze trochę czasu, warto już przygotować swoją firmę do nowych wymagań.

Deklaracja i JPK_VAT w jednym pliku

Obecnie czynni podatnicy VAT muszą cyklicznie wysyłać co do zasady dwa rodzaje elektronicznych plików: JPK-VAT oraz deklaracje VAT-7 lub VAT-7K. Nowy plik JPK_V7 scali struktury obu tych dokumentów. Będzie się składał z dwóch części: dane obecnie raportowane w JPK będą podawane w części ewidencyjnej, zaś informacje przesyłane w deklaracjach będzie trzeba uwzględnić w części deklaracyjnej. Oznacza to, że nie będzie już konieczności generowania, podpisywania i wysyłania osobno JPK i osobno deklaracji - przy okazji jednej czynności podatnik wywiąże się z dwóch obowiązków.

Deklaracje VAT-7/VAT-7K jako samodzielne dokumenty przestaną więc obowiązywać. Nie dotyczy to natomiast innych deklaracji (np. VAT-8, VAT-9M, VAT-10, VAT-12, VAT-14) – zobowiązani do ich przesyłania podatnicy będą to robić na dotychczasowych zasadach.
Zastąpienie dwóch dokumentów elektronicznych jednym to z pewnością ułatwienie dla podatników, z drugiej strony po 1 października pojawią się nowe trudności. JPK_V7 nie będzie prostym połączeniem dotychczasowego JPK i deklaracji. W części ewidencyjnej podatnik będzie musiał podać informacje, których dotąd nie musiał uwzględniać w żadnym dokumencie.

WIĘCEJ INFORMACJI NA TEMAT JPK_VAT ZNAJDZIESZ W  PUBLIKACJI "Nowy JPK_VAT z deklaracją i ewidencją" >>>

Jedną z nowości będzie obowiązek oznaczania niektórych towarów i usług kodem, wskazującym na ich przynależność do danej grupy towarów i usług (GTU). Towarom nadano oznaczenia od „01” do „10”, zaś usługom od „11” do „13”.
Ponadto w nowym JPK_VAT konieczne będzie oznaczenie niektórych szczególnych rodzajów transakcji, a także oznaczania niektórych dowodów sprzedaży oraz dowodów nabycia.
Pełną listę nowych oznaczeń zawiera rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Oprogramowanie to podstawa

Przed wysłaniem nowego JPK-VAT po raz pierwszy podatnicy muszą więc się przygotować. Ważne jest m.in. zapoznanie się z kodami GTU, aby wiedzieć, czy dany towar lub usługa wymaga szczegółowego oznaczenia.
Istotny jest też wybór narzędzia informatycznego, JPK_V7 – podobnie jak JPK w starszych wersjach - można bowiem składać tylko elektronicznie. Podatnik może skorzystać z bezpłatnych rozwiązań proponowanych przez Ministerstwo Finansów lub skorzystać z propozycji komercyjnych, które mogą okazać się wygodniejsze. Ważne jest zwrócenie uwagi na aktualność oprogramowania.

Oprogramowania Comarch ERP mają funkcjonalność Jednolitego Pliku Kontrolnego i są zgodne z przepisami Ministerstwa Finansów oraz bezpłatnie aktualizowane do wymogów wprowadzanych przez ustawodawcę. Dodatkowo programy pozwalają na dokonywanie oznaczeń transakcji i ich zapamiętywanie, co daje gwarancję, że dokumenty będą wystawiane prawidłowo i minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia błędu – mówi Paweł Krupa, product manager systemów Comarch ERP.

JPK_VAT należy również podpisać w sposób elektroniczny. Można to zrobić przy użyciu:
- Profilu Zaufanego;
- podpisu elektronicznego;
- danych autoryzujących (NIP lub PESEL, imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu – w JPK składanych w obecnym roku będzie to kwota przychodu za rok 2018).

Terminy składania JPK_V7

Obecnie JPK wysyła się raz w miesiącu, deklarację składa się zaś - w zależności od sytuacji danego podatnika - raz na miesiąc (VAT-7) lub raz na kwartał (VAT-7K).

Częstotliwość przesyłania informacji skarbówce po 1 października nie ulegnie zmianie. Podatnik będzie jednak musiał wybrać właściwą wersję pliku: JPK_V7M lub JPK_V7K.

Jeśli podatnik jest zobligowany do przesyłania deklaracji raz na miesiąc, sprawa jest stosunkowo prosta. Właściwy w jego przypadku będzie plik JPK_V7M, który należy zawsze wypełnić w obu częściach (tj. ewidencyjnej i deklaracyjnej), a następnie przesłać do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Dla przykładu, za październik 2020 r. należy przesłać wypełniony w całości JPK_V7M do 25 listopada. Jeśli 25 dzień kalendarzowy danego miesiąca jest sobotą lub dniem wolnym od pracy, termin wydłuża się do następnego dnia roboczego.
Podatnicy wysyłający deklaracje raz na kwartał będą raportować dane za pomocą pliku JKP_V7K, przy czym nie zawsze należy wypełniać go w całości. Do 25. dnia każdego miesiąca należy wysłać JKP_V7K wypełniony jedynie w części ewidencyjnej za miesiąc poprzedni. Po zakończeniu kwartału do 25. dnia następnego miesiąca należy zaś przesłać JKP_V7K wypełniony w części ewidencyjnej za ubiegły miesiąc oraz w części deklaracyjnej za trzy miesiące. Podatnik po raz pierwszy wypełniający JPK-V7K musi go przesłać:
- do 25 listopada 2020 r. – wypełniony w części ewidencyjnej za październik;
- do 28 grudnia 2020 r. (termin przesuwa się z uwagi na dni świąteczne oraz niedzielę) – wypełniony w części ewidencyjnej za listopad ;
- do 25 stycznia 2021 r. - – wypełniony w części ewidencyjnej za grudzień oraz w części deklaracyjnej za październik, listopad i grudzień.

Kary za błędy i ignorowanie przepisów o JPK

Niestosowanie się do przepisów o JPK_VAT może skutkować karą administracyjną lub odpowiedzialnością karno-skarbową.

Jeśli naczelnik urzędu skarbowego stwierdzi, że plik zawiera błędy, które „uniemożliwiają przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji”, wezwie podatnika do dokonanie korekty w ciągu 14 dni. Gdy błędy nie zostaną poprawione lub podatnik nie prześle przekonujących wyjaśnień co do poprawności wypełnienia pliku, naczelnik może mu wymierzyć w drodze decyzji karę 500 zł za każdy błąd. 

Wiele do powiedzenia ma w tym przypadku konkretny Urząd Skarbowy, ponieważ kary podlegają tzw. uznaniowości organów podatkowych. Warto jednak pamiętać że mamy 14 dni na poprawę błędów, więc nawet jeśli przydarzy nam się pomyłka, po uzyskaniu informacji od urzędu powinniśmy togo na spokojnie przeanalizować i odpowiednio poprawić. W większości przypadków niezamierzonych błędów, powinno nam udać się je poprawić właśnie bez kar finansowych – mówi Paweł Kupa z Comarch.

Jeśli czyn podatnika wypełnia znamiona wykroczenia skarbowego lub przestępstwa skarbowego, kar administracyjnych nie stosuje się –zamiast tego podatnik zostanie pociągnięty do odpowiedzialności przewidzianej w Kodeksie karnym skarbowym. Za zagrożone grzywną przestępstwo lub wykroczenie skarbowe może być uznane nieprzesłanie JPK w terminie lub przesłanie go w sposób niezgodny z wzorem dokumentu elektronicznego. Najsurowsze sankcje grożą za podatnie w JPK_VAT nierzetelnych informacji. Sąd może wymierzyć w taki przypadku grzywnę w wysokości do 720 stawek dziennych, przy czym jedna stawka wynosi w 2020 r. od 86,67 zł do 34 668 zł.