Jedną z pierwszych firm, które wdrożyły u siebie PPK (a więc mają know-how, którym mogą się podzielić) jest Nationale-Nederlanden. - Jesteśmy w szczególnej sytuacji, bo jako pracodawca jesteśmy firmą 250 plus, ale jednocześnie jesteśmy firmą zarządzającą PPK naszych klientów. Jest to unikalna perspektywa z dwóch stron – pracodawcy (niezależnie od wielkości firmy) i instytucji finansowej, która będzie współpracować z firmami zarówno z pierwszej fali, jak i z kolejnych. Jednak treści są uniwersalne dla wszystkich, bez względu na wielkość przedsiębiorstwa – mówi Małgorzata Madej, kierownik działu operacyjnego wsparcia klienta we wdrożeniu PPK z Nationale-Nederlanden.

Wdrażanie PPK krok po kroku - case study Nationale-Nederlanden

Na początek: Selekcja i analiza

•    Analiza struktury zatrudnienia w firmie, oszacowanie kosztu obsługi PPK, założenie partycypacji
•    Opracowanie budżetu dla PPK, podjęcie decyzji o przekazywaniu wpłat dodatkowych
•    Oszacowanie kosztów związanych z systemem oraz wybranym modelem obsługi procesu

Wbrew pozorom, już pierwsze działania, taki wdrożeniowy poziom 0, dają solidne podstawy i wskazują kierunek dalszych prac. Nawet jeszcze przed terminem dołączenia firmy do PPK, osoby odpowiedzialne za wdrożenie powinny przyjrzeć się strukturze zatrudnienia w firmie i określić, kto zgodnie z ustawą, ma zostać włączony do PPK.

We wstępnej fazie przygotowań konieczne jest też oszacowanie kosztu obsługi PPK. – W Nationale-Nederlanden założyliśmy budżet zabezpieczający wkład pracodawcy oraz rozważaliśmy możliwość dokonywania wpłat dodatkowych, choć ostatecznie odroczyliśmy je do przyszłego roku – mówi Joanna Dobies, kierownik ds. polityki personalnej, odpowiedzialna za wdrożenie PPK w Nationale-Nederlanden. I przypomina, że koszty związane z PPK, to nie tylko wpłaty pracodawcy, ale też model obsługi. – Trzeba postawić pytanie, czy jako firma jesteśmy w stanie obsłużyć wdrożenie PPK i prowadzenie go dotychczasowymi zasobami, czy konieczne jest zatrudnienie dodatkowego pracownika – przypomina. Koszt wdrażania to także wydatki na dostosowanie niezbędnego systemu kadrowo-płacowego.

Dla oszacowania budżetu ważne jest też założenie pewnego poziomu partycypacji. W przypadku Nationale-Nederlanden dane szacunkowe okazały się bardzo zbliżone do faktycznych. Jak to możliwe? - Mocno budowaliśmy świadomość pracowników – mówią ekspertki z firmy.

Przygotowanie do wdrożenia

Obejmuje:
•    Przygotowanie systemu kadrowo – płacowego, ustalenie podstawy naliczania wpłat PPK, testy plików pod kątem zgodności z wymaganiami agenta transferowego (format  xml lub csv)
•    Komunikacja wstępna, wskazanie celu i założeń programu, zapoznanie pracowników z istotą PPK

Za zupełną podstawę w procesie wdrażania należy uznać posiadanie odpowiedniego systemu kadrowo-płacowego oraz budowanie świadomości pracowników.

System kadrowo-płacowy wyposażony w podstawowe funkcjonalności, nie tylko ułatwi pracę działów, ale ograniczy też pomyłki i konieczność dokonywania korekt. Co to znaczy „podstawowe funkcjonalności”? Joanna Dobies wymienia cztery: prawidłowa selekcja uczestników, możliwość wprowadzania deklaracji otrzymanej od pracownika i uwzględniania jej na liście płac, prawidłowe naliczanie wpłat pracodawcy i pracownika, raportowanie – nie tylko plików w formatach wymaganych przez instytucje finansowe, ale też raportów sprawdzających.

Drugim zadaniem, które warto wykonać na tym etapie jest opracowanie i wdrożenie komunikacji. Jak mówi Małgorzata Madej - słowo klucz w tych działaniach to świadomość. – Rolą pracodawcy jest wykonać wszystkie ustawowe działania, ale na liście uczestników PPK powinni pozostać tylko ci, którzy dokonali świadomego wyboru. A do tego niezbędna jest wiedza – podkreśla. To dlatego w Nationale-Nederlanden od samego początku przedstawiano zasady PPK, zalety, ale i ograniczenia, używając do tego rożnych narzędzi – dodaje.

Formalne wdrożenie

•    Wybór instytucji finansowej po konsultacji z pracownikami
•    Przygotowanie pełnomocnictw do podpisania umowy o zarządzanie
•    Zawarcie umowy o zarządzanie i zapoznanie się portalem pracodawcy
•    Spełnienie obowiązku informacyjnego, komunikacja do wszystkich, udostępnienie deklaracji

Zgodnie z ustawą o PPK, wyboru instytucji finansowej dokonuje pracodawca po konsultacji ze związkami zawodowymi lub reprezentacją pracowniczą. Warto przygotować się do konsultacji z pracownikami, przygotować oferty IF oraz własne kryteria, np. wsparcie instytucji finansowej we wdrożeniu i obsłudze. Proces zawarcia umowy o zarządzanie oraz akceptacja treści umowy o prowadzenie jest realizowany online w kilku krokach.

Także na tym etapie pracodawca musi spełnić obowiązek informacyjny (nie mylić z opisywaną wcześniej komunikacją do pracownika), czyli przekazać, z którą instytucją finansową firma zawarła umowę, powiadomić o prawach dotyczących rezygnacji lub przystąpienia (w przypadku osób powyżej 55 roku życia), wpłat dodatkowych, czy możliwości obniżenia wpłaty podstawowej. Nie zapominając przy tym o pracownikach nieobecnych w firmie z powodu długotrwałych zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich i wychowawczych itp.

Harmonogram wdrożenia

•    Zbieranie deklaracji i wprowadzanie zdarzeń do systemu kadrowo-płacowego
•    Zgłoszenie pracowników
•    Naliczanie pierwszych wpłat
•    Korekty list płac wynikające ze złożenia deklaracji rezygnacji po naliczeniu list płac
•    Przekazanie pliku rozliczeniowego oraz wpłat do IF
•    Komunikacja dotycząca portalu pracownika i pobranych wpłat

Jak rozpisać sobie te zadania na miesięcznym kalendarium? Oto przykład:
Warto poddać analizie oznaczone terminy i prześledzić ich tok. W przypadku Nationale-Nederlanden punktem wyjścia był termin wypłat dla pracowników. To od tego dnia warto wyjść, ustalając poprzedzające je wydarzenia i pamiętając, że na każdą z tych czynności potrzeba czasu (wysłanie deklaracji listem poleconym może wstrzymać wdrożenie nawet o dwa tygodnie).

Obsługa powdrożeniowa - Ustalenie stałego harmonogramu

•    Przekazywanie informacji o rezygnacji do 7 pierwszych dni
•    Regularne przesyłanie plików oraz wpłat raz w miesiącu
•    Zarządzenie procesem wykonywania korekt 
•    Regularna informacja do osób, które dołączają do organizacji

Porada eksperta

25 października i 12 listopada bieżącego roku to ostateczne daty na podpisanie kolejno umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK przez dużych przedsiębiorców. Już 1 stycznia 2020 r. obowiązkiem tworzenia programu zostaną objęte przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 do 249 pracowników. Przy wyborze instytucji finansowej warto rozważyć ofertę cenową, ale również poziom kompleksowego wsparcia jaki oferuje podczas całego procesu tworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych.

PPK jest dobrowolne dla uczestnika, ale obowiązkowe dla pracodawcy. To na nim spoczywa bardzo duża odpowiedzialność, związana również z powodzeniem całego programu. Sukces PPK zależeć będzie bowiem od edukacji i działań informacyjnych podejmowanych w firmie. Pracownicy powinni mieć wiedzę na temat głównych założeń programu oraz uczestnictwa w nim.
Dlatego rolą pracodawcy jest dbanie o zrozumiałą i kompleksową komunikację planów kapitałowych w firmie. W zależności od struktury i branży zakładu inne środki przekazu będą najlepsze. W naszej firmie zbudowaliśmy taki wachlarz opcji, z których każdy wybierze coś dla siebie. Były to m.in.: materiały drukowane, elektroniczne, mailingi, filmiki, quizy online, spotkania i szkolenia. Dzięki dobrze zaplanowanej komunikacji po miesiącu działania programu nie mieliśmy w ogóle korekt list płac, co oznacza, że pracownicy byli naprawdę dobrze poinformowani i decyzję o uczestnictwie podjęli świadomie.