Umowy z biurami rachunkowymi do poprawy

Powinny być aneksowane już dawno, ale mało kto o to zadbał. I teraz jest pytanie: czy księgowa przy rozstaniu musi wygenerować JPK na żądanie. / ShutterStock

Powinny być aneksowane już dawno, ale mało kto o to zadbał. I teraz jest pytanie: czy księgowa przy rozstaniu musi wygenerować JPK na żądanie.

Koniec roku to najlepszy czas na zmianę biura rachunkowego. Niestety, w dobie postępującej informatyzacji rozstanie się z dotychczasową księgową oznacza, że trzeba zadbać nie tylko o odbiór papierowych dokumentów, ale także o ich wersję elektroniczną – szczególnie o pliki JPK. Przy czym nie chodzi tylko o przekazanie JPK_VAT, czyli tych, które w imieniu klienta biuro wysyła co miesiąc do fiskusa. Trzeba też pamiętać o JPK_KR, JPK_MAG, JPK_FA, JPK_WB, które zgodnie z art. 193a ordynacji podatkowej są przygotowywane na żądanie organu. Może się bowiem zdarzyć, że fiskus zażąda ich za okresy, kiedy sprawy podatnika prowadziło biuro, z którym się rozstał, a wtedy wygenerowanie tych plików może być dla nowego biura problemem – również z uwagi na używanie innego systemu finansowo-księgowego. Oczywiście zawsze może się zwrócić o wygenerowanie JPK na żądanie do byłej księgowej, ale trzeba się liczyć z tym, że ta może już nie mieć danych podatnika, a nawet jeśli je ma, to za dodatkowe czynności zażąda wyższej zapłaty. Dlatego przed pożegnaniem się z biurem, warto zadbać o swoje interesy – szczególnie, że na dostarczenie JPK na żądanie fiskus może dać zaledwie trzy dni.

Istotne są zapisy odnoszące się do zakończenia współpracy

Zazwyczaj obowiązki zarówno biura, jak i klienta szczegółowo reguluje umowa, ale chodzi o to, by zawrzeć w niej także postanowienia dotyczące zakończenia współpracy. I choć z reguły w obowiązujących umowach są takie zapisy, to niestety często brak w nich postanowień dotyczących przekazania elektronicznych dokumentów odchodzącemu klientowi. Niestety, wraz z wejściem przepisów dotyczących JPK (dla dużych firm od 1 lipca 2016 r., a dla pozostałych od 1 lipca 2018 r.) nie wszyscy podatnicy zadbali o odpowiednie aneksowanie umów w tym zakresie. Dlatego powinni to jak najszybciej nadrobić, szczególnie jeśli od nowego roku chcą korzystać z usług kogoś innego. – Klient powinien w umowie zawrzeć informację, co będzie przekazane w momencie rozstania się z biurem. Przykładowo, że otrzyma wszystkie elementy ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej, tj. dziennik i zapisy na kontach, zestawienia obrotów i sald. Przy czym kopii bezpieczeństwa systemu finansowo-księgowego biuro nie musi obowiązkowo wydawać, bo często dalsze prowadzenie ksiąg rachunkowych odbywa się w innym systemie finansowo-księgowym – mówi Agnieszka Gajewska, wiceprezes Zarządu Stowarzyszenia Księgowych w Polsce Oddział w Warszawie.

Jakich plików może domagać się fiskus

JPK na żądanie obejmuje sześć struktur:

księgi rachunkowe – JPK_KR,

wyciąg bankowy – JPK_WB,

magazyn – JPK_MAG,

faktury VAT – JPK_FA,

podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK_PKPIR,

ewidencja przychodów – JPK_EWP.

– Nie widzę takiej możliwości, żeby biuro zrobiło tylko wydruki np. z ksiąg rachunkowych czy polityki rachunkowości bądź wygenerowało tylko zapisy na kontach – dodaje dr Agnieszka Baklarz. Podobnego zdania jest również Halina Zabrocka, właścicielka biura rachunkowego. – Tak, teraz w dobie danych elektronicznych i jednolitych plików kontrolnych same wydruki to już może być za mało. I dodatkowo z całą pewnością należałoby przekazywać pliki JPK – potwierdza Zabrocka. Z kolei dr Katarzyna Trzpioła, specjalista ds. finansów i rachunkowości z Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, zastrzega, że klient, który nie ma dostępu do oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, powinien otrzymać od biura wydruki, w tym zdygitalizowane, np. w formie pdf.

Problem ten nie będzie dotyczył oczywiście jednolitych plików kontrolnych. One powinny być możliwe do wygenerowania z każdego elektronicznego systemu, w którym prowadzone są księgi rachunkowe. Jak zauważa Agnieszka Gajewska, takie JPK-i są wystarczające, bo można je otworzyć nawet w Excelu i w ten sposób posiadać całą wiedzę o sposobie prowadzenia ksiąg rachunkowych (podatkowych) i ewidencji podatku od towarów i usług.

Za jakie okresy

Załóżmy, że biuro księgowe przekaże nam odpowiednią dokumentację – w tym pliki JPK. Pozostaje jednak pytanie za jaki czas. – Klient odchodząc z biura rachunkowego, powinien otrzymać pliki będące w posiadaniu biura za okres, w którym biuro prowadziło księgi, i ewentualnie udostępniało inne programy, np. do wystawiania faktur czy prowadzenia magazynu. Przy czym dobrą wolą biura, a właściwie dobrą praktyką powinno być, że jeśli w systemie można wygenerować wcześniejsze okresy, to również za cały okres, kiedy prowadziło te księgi – odpowiada na te wątpliwości Agnieszka Gajewska. – Trzeba jednak pamiętać, że są systemy, które nie pozwalają na wygenerowanie JPK_KR za okresy, w których nie było takiego obowiązku. Po prostu nie udostępniają takiej możliwości – zauważa dr Agnieszka Baklarz. – Nasza praktyka jest taka, że generujemy JPK_KR za okresy miesięczne i za cały rok dla klienta. Rzeczywiście wtedy jakiegokolwiek okresu zażąda organ podatkowy, to jesteśmy w stanie mu je dostarczyć – mówi Agnieszka Gajewska.

Problemu nie będzie jednak także wtedy, gdy pliki zostaną wygenerowane jedynie za rok, bo – jak wskazuje DGP Ministerstwo Finansów (patrz stanowisko) – przekazanie danych w zakresie szerszym, niż to wynika z żądania, zostanie uznane jako spełnienie obowiązku dostarczenia JPK na żądanie.

Przy czym, jak zauważają eksperci, księgowa powinna się zastanowić, co będzie dla niej wygodniejsze: czy raz w roku się umówić na przekazanie takiego kompletu danych, czy wręczać je już na koniec współpracy. Wszystko zależy przecież od czasu, w jakim to biuro prowadziło księgi klienta. Z pewnością także z nowymi klientami warto to ustalić i zapisać w umowie.

Jest jeszcze jedna możliwość. Jak wskazuje dr Agnieszka Baklarz, trzeba zabezpieczyć sobie w umowie możliwość zwrócenia się do starego biura rachunkowego w ciągu pięciu lat o wygenerowanie JPK, ale oczywiście za opłatą. Wydaje się, że z sięgnięciem do takiego archiwum nie powinno być problemu. Oczywiście, o ile podatnik odchodząc, nie zażądał usunięcia z systemu biura wszelkich informacji, które go dotyczą.

Kto i za co odpowie

Jeżeli podatnik nie dostarczy w terminie JPK na żądanie, to jak zauważa doradca podatkowy Radosław Kowalski, grożą mu sankcje karno-skarbowe, o ile nie wykaże, iż wina nie występuje po jego stronie. – Przy czym na księgowej nie spoczywa podatkowy obowiązek przekazywania takich danych byłemu klientowi. Jednak powinność taka może wynikać z łączącego uprzednio strony stosunku cywilnoprawnego i podatnik może udowadniać, że uchybienie wynika z winy księgowej i kierować do niej roszczenie regresowe. Wszystko sprowadza się więc do odpowiednich zapisów w umowie. Ale o tym trzeba pomyśleć już wcześniej – podkreśla ekspert.

Taką podstawową sankcją za nieprzedłożenie danych w formacie JPK na żądanie organów podatkowych może być nałożenie kary porządkowej na podstawie art. 262 ordynacji podatkowej w wysokości do 2800 zł. Może być ona nałożona również na biura rachunkowe i inne podmioty, którym zlecono prowadzenie księgowości, gospodarki magazynowej, wystawiania dokumentów. Tylko w analizowanej sytuacji powstaje pytanie, kto otrzyma karę – byłe biuro czy obecne? Tym bardziej że poprzednie biuro może, jak już wspomnieliśmy, wcześniej skasować dane klienta i nie mieć już możliwości wygenerowania wymaganego JPK.

– Karę porządkową nakłada się na stronę, pełnomocnika strony, świadka lub biegłego, którzy mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego m.in. bezzasadnie odmówili okazania lub nie przedstawili w wyznaczonym terminie dokumentów, których obowiązek posiadania wynika z przepisów prawa, ksiąg podatkowych, dowodów księgowych będących podstawą zapisów w tych księgach. Ponadto karę organ może nałożyć na osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe), jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach – przypomina Radosław Kowalski. I dodaje: – Jeżeli zatem aktualne biuro rachunkowe nie dysponuje JPK za wcześniejsze okresy i nie jest to konsekwencją jego zaniedbania (co wynika z umowy łączącej go z klientem), to moim zdaniem może się bronić, że nie występuje element „bezzasadności” i w ten sposób próbować uniknąć kary ( w tym wnieść zażalenie na postanowienie). W takiej więc sytuacji odpowiada podatnik, a jeżeli w postępowaniu w jakiś sposób uczestniczy uprzednio prowadzący księgi, to i on może być ukarany w ten sposób – stwierdza.

Na archiwizację potrzebna jest zgoda klienta

Jak widać, także biuro rachunkowe powinno dla własnego bezpieczeństwa – w razie regresu i ewentualnych żądań klienta – zadbać o wydanie niezbędnej dokumentacji razem także z JPK-ami, a przy tym zastrzec możliwość archiwizacji tych danych u siebie przez pięć lat. W celach dowodowych będzie miało łatwiej, jeśli zachowa na zewnętrznym dysku m.in. taki komplet JPK-ów, ale to też musi być w umowie. Bo – jak zaznacza Katarzyna Trzpioła – jeśli taki zapis nie znajdzie się w umowie, to dane byłego klienta powinny zostać usunięte z systemu.

– Jeśli umowa przewiduje przechowywanie dokumentów przez biuro rachunkowe, to odbywa się to według takich samych reguł, jak przechowywanie ich w siedzibie jednostki. Biuro ma więc obowiązek przechowywać je w należyty sposób, chroniący przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem – dodaje Katarzyna Trzpioła. ©℗

Odpowiedź MF z 9 października 2019 r. na pytania DGP

Jak powinien się zachować podatnik w następującej sytuacji. Zakładając, że firma zmieniła biuro rachunkowe i nie ma możliwości wygenerowania JPK na żądanie (w szczególności JPK_księgi), czy może przekazać taki JPK np. za cały rok, mimo że urząd skarbowy żąda za 3 miesiące? Takie JPK za cały rok firma otrzymała przy rozwiązaniu umowy z poprzednim biurem rachunkowym. Czy wtedy urząd skarbowy uzna, że podatnik spełnił obowiązek dostarczenia JPK na żądanie? A co w sytuacji, gdy takie biuro już zakończyło działalność i nie ma już możliwości wygenerowania JPK za żądany okres przez US? Czy w takiej sytuacji będzie dopuszczalne przedstawienie JPK za rok?

Zgodnie z art. 193a par. 1 ordynacji podatkowej organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w par. 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Co do zasady dane w formie JPK przekazane przez podatnika powinny odpowiadać zakresowi wskazanemu w żądaniu. Przekazanie danych w zakresie szerszym, niż to wynika z żądania, zostanie uznane jako spełnienie obowiązku dostarczenia JPK na żądanie. Należy zaznaczyć, że kwestie dostępności ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie JPK powinny być przedmiotem umowy podatnika z biurem rachunkowym. Odpowiedzialność za niedostarczenie ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie JPK spoczywa bowiem na podatniku.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 900; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1667).

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351).