Czy była policjantka ma prawo zażądać usunięcia ze swych akt notatki służbowej sprzed wielu lat? Rzecznik praw obywatelskich prosi o przeanalizowanie tego problemu przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.
O prawie do bycia zapomnianym najczęściej wspomina się w kontekście internetu, zwłaszcza zaś wyszukiwarki Google. Tymczasem art. 17 ust. 1 RODO pozwala żądać usunięcia dowolnych danych osobowych. Jednym z powodów takiego żądania może być to, że informacje nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane.
Właśnie na ten przepis powołała się była funkcjonariuszka policji, która wniosła o usunięcie pewnych dokumentów z jej akt osobowych. Chodzi o notatkę służbową z 1992 r., która była podstawą przeniesienia jej do innej jednostki policji. Kobieta uważa, że skoro od dawna nie pracuje już w policji, a samo przeniesienie z jednej jednostki do drugiej nastąpiło już lata temu, to przetwarzanie danych nie jest już niezbędne do celów, dla których je zebrano.
Komenda Główna Policji odmówiła usunięcia notatki. Co więcej, uznała, że nie ma podstaw do wydania decyzji administracyjnej w tej sprawie (taka decyzja mogłaby zostać zaskarżona do sądu administracyjnego). Powołała się na zarządzenie nr 678 komendanta głównego policji z 2005 r., które dotyczy gromadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem służbowym. Wskazuje ono, jakie dokumenty mogą zostać wyłączone z akt osobowych. Są to prawomocne orzeczenia o odstąpieniu od ukarania albo ukaraniu karą dyscyplinarną, prawomocne postanowienia o odstąpieniu od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego oraz skazujące wyroki sądowe i orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego. Zdaniem KGP, skoro zarządzenie nie wspomina o notatkach służbowych dotyczących przeniesienia z jednej jednostki do innej, to nie ma podstaw do ich usunięcia ani nawet do wydania odmownej decyzji administracyjnej w tej sprawie.
Kobieta zgłosiła swój problem RPO, a ten postanowił podjąć interwencję i poprosił o przeanalizowanie tej sprawy przez prezesa UODO.
„W świetle odpowiedzi (KGP – dopisek redakcji) wątpliwości rzecznika budzi uniemożliwienie skarżącej skorzystania z prawa do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) wynikającego z treści art. 17 ust. 1 lit. a RODO” – zwraca uwagę RPO w piśmie skierowanym do prezesa UODO.
„Wydaje się, że notatka służbowa stanowiąca podstawę do przeniesienia funkcjonariuszki do innej jednostki policji nie jest już niezbędna do celów, w której została zebrana, albowiem przeniesienie zostało już zrealizowane. Poza tym od wielu lat pozostaje ona poza służbą w policji. Z tego względu zarządzenie KGP nr 678 – jako akt prawa wewnętrznie obowiązującego – może nie znajdować już do niej zastosowania” – zauważa RPO.