Dokumentacja płacowa jednak rozproszona. I aż trzy miejsca na jej przechowywanie

| Aktualizacja:
Dokumentacja pracownicza od stycznia 2019 r. składa się z akt osobowych oraz innych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy / ShutterStock

Zdaniem resortu pracy listy płac należy przechowywać odrębnie, dokumentację dotyczącą potrąceń z pensji w części B lub C akt osobowych, zaś oświadczenia podatkowo-ubezpieczeniowe w ogóle poza dokumentacją pracowniczą.

i. karta wynagrodzenia co miesiąc, a nie roczna

Dokumentacja pracownicza od stycznia 2019 r. składa się z akt osobowych oraz innych dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, które są prowadzone na podstawie par. 6 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 269). Zgodnie z pkt 3 powyższego przepisu pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, wraz z którą powinien być przechowywany wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 par. 3 k.p.). Z kolei par. 6 pkt 3 rozporządzenia posługuje się dwoma pojęciami: lista i karta, wymieniając jedno z nich w nawiasie, co wskazuje na możliwość dokonania wyboru jednego z tych dokumentów przez pracodawcę. Problem polega jednak na tym, że karta wynagrodzeń jest w większości programów kadrowo-płacowych roczna (lista jest miesięczna). W związku z tym pojawiło się praktyczne pytanie, czy wystarczy raz w roku wydrukować taką kartę i włączyć ją do dokumentacji. W odniesieniu do tego problemu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 12 lipca 2019 r. stwierdziło, że informacja dotycząca wynagrodzenia powinna być nanoszona na kartę bezpośrednio po dokonaniu wypłaty, gdyż zgodnie z art. 85 par. 5 k.p. pracownik może żądać udostępnienia mu dokumentów, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie. Zdaniem resortu sporządzanie wyłącznie rocznej karty uniemożliwiłoby realizację tego celu.

Zatem jeśli pracodawca przechowuje dokumentację dotyczącą list płac elektronicznie, to należy przyjąć, że gromadzi takie dane prawidłowo – będzie mógł bowiem udostępnić pracownikowi listę czy część karty wynagrodzeń z danymi dotyczącymi konkretnego miesiąca. Więcej problemów będą mieli natomiast ci pracodawcy, którzy przechowują dokumentację w postaci papierowej. W takiej dokumentacji co miesiąc powinien znaleźć się dokument potwierdzający sposób naliczenia danego wynagrodzenia za pracę, np. lista płac. W związku z powyższym za niewystarczające może zostać uznane wydrukowanie jednorazowo rocznej karty wynagrodzeń, tj. tylko na koniec roku. Alternatywą jest sporządzanie co miesiąc wydruków obejmujących albo częściowo uzupełnioną kartę wynagrodzeń (łącznie w roku będzie ich więc 12), albo listy płac za poszczególne okresy miesięczne.

ii. potrącenia w części b i c akt osobowych

Zgodnie z wyjaśnieniami MRPiPS dokumenty dotyczące naliczenia wynagrodzenia, które mają podstawy w prawie pracy, np. zgoda na potrącenia dobrowolne oraz dokumentacja dotycząca zajęć komorniczych z wynagrodzenia, powinny być przechowywane w aktach osobowych w części B – jako dokumentacja dotycząca przebiegu zatrudnienia. Resort wskazuje, że art. 87 k.p. jest podstawą do dokonywania potrąceń obligatoryjnych, czyli np. komorniczych, a zgody na dobrowolne potrącenia są udzielane na podstawie art. 91 k.p. Przepisy te dotyczą przebiegu zatrudnienia pracownika, którego elementem jest naliczanie wynagrodzeń, a więc powinny być przechowywane w części B akt osobowych. Takich dokumentów może być jednak w praktyce jeszcze więcej.

Przykład

Rozliczenie wyników do premii rocznej

Pracodawca (bank) ustala dla pracowników cele roczne, które są następnie przedmiotem oceny rocznej. Po jej przeprowadzeniu pracodawca ustala procent takiej premii za poprzedni rok kalendarzowy, która jest wypłacana corocznie w kwietniu. W takim przypadku zarówno dokument, w którym ustalono cel roczny, jak i ankieta rozliczająca realizację celu rocznego powinny być przechowywane w części B akt osobowych. Podstawą działania pracodawcy w tym zakresie jest bowiem regulamin wynagradzania, który jest przepisem z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 9 k.p. (wewnątrzzakładowym źródłem tego prawa).

Jeśli pracownik odchodzi z pracy, a zajęcie komornicze będzie kontynuowane, gdyż nie udało się potrącić całości należności do daty rozwiązania stosunku pracy, to jego dokumentacja powinna pojawić się w części C akt osobowych. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje, że ma to być potwierdzenie dokonania czynności dotyczących zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi tego postępowania, a dokładnie art. 884 par. 2 kodeksu postępowania cywilnego, w przypadku rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem pracodawca ma dwa obowiązki:

  • wpisać wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, która powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już kwot;
  • jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest mu znany, przesłać mu zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadomić o tym zarówno komornika, jak i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne.

Powyższe pisma będą przechowywane w części C akt osobowych.

Zgodnie z wcześniejszym poglądem MRPiPS dodatkowe dokumentacje pracownicze prowadzone na podstawie par. 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zawierają zamknięte katalogi dokumentów, a więc, jak już wspomniano, z listami płac powinny być przechowywane tylko wnioski o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, które zostały wprost wymienione w par. 6 pkt 3 tego rozporządzenia. Wprawdzie wiele dokumentów płacowych będzie też przechowywanych w aktach pracowniczych, jednak nie trafią tam wszystkie dokumenty tego rodzaju. W stanowisku z 12 lipca 2019 r. MRPiPS wskazuje bowiem, że nie powinno się w nich przechowywać dokumentów tworzonych na podstawie przepisów innych dziedzin prawa niż prawo pracy.

iii. oświadczenia dotyczące pit i zus

Ze względu na wielość dokumentacji prowadzonych dla jednego pracownika pracodawcy często w praktyce decydują się na dołączenie do akt osobowych również dokumentów ubezpieczeniowych, takich jak deklaracje ZUA czy ZWUA, czy też dokumentów podatkowych, np. PIT-2, oświadczenie o korzystaniu z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów czy o stosowanym identyfikatorze podatkowym. Wszystkie te dokumenty mają związek z przebiegiem zatrudnienia pracownika i są przechowywane w części B akt osobowych. Tymczasem MRPiPS przyjmuje, że w aktach w części B powinny być przechowywane dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, ale tylko takie, których podstawą jest regulacja prawa pracy, a nie innych dziedzin (np. przepis podatkowy). Resort wskazuje na inne okresy przechowywania takich dokumentów, które będą wynikały z regulacji dotyczących dochodzenia roszczeń o innej naturze i które nie muszą być tożsame z okresami przechowywania dokumentacji pracowniczej.

To oznacza niestety spory problem logistyczny dla pracodawców. Pojawia się bowiem trzecie miejsce przechowywania dokumentacji dotyczącej płac, poza aktami osobowymi oraz dokumentacją związaną z prowadzeniem listy płac.

Stanowisko MRPiPS z 12 lipca 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji płacowej

1. Czy w dokumentacji płacowej, prowadzonej zgodnie z par. 6 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej mogą być przechowywane roczne wydruki kart wynagrodzeń, a nie miesięczne listy płac?

Zgodnie z § 6 pkt 3 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 kodeksu pracy).

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie wprowadziło w tym zakresie żadnych zmian. Tożsamy obowiązek ciążył na pracodawcy na podstawie obowiązującego do dnia 31 grudnia 2018 r. – § 8 pkt 2 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zatem tak jak dotychczas karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia powinna być prowadzona dla każdego pracownika na bieżąco. Oznacza to, iż informację dotyczącą wynagrodzenia należy zamieścić na karcie (liście) wynagrodzenia pracownika bezpośrednio po dokonaniu jego wypłaty.

Dodatkowo, zgodnie z art. 85 § 5 kodeksu pracy, pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić mu do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone wynagrodzenie pracownika. Sporządzanie rocznej karty (listy) wynagrodzenia uniemożliwiłoby więc pracodawcy wypełnienie tego obowiązku (tj. przedstawianie pracownikowi do wglądu, na jego żądanie, m.in. kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia).

2. Jakie dokumenty należy przechowywać w części C akt osobowych, jeśli chodzi o zajęcia komornicze? Czy będzie to cała dokumentacja dotycząca danego zajęcia, czy tylko kopie pism wysłanych do komorników? Gdzie przechowywać dokumentację zajęć komorniczych w trakcie zatrudnienia, czy jest obowiązek przechowywania jej w aktach w części B? Czy zajęcia mogą być przechowywane zbiorczo w segregatorze i nie włączane do dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z regulacją § 3 pkt 3 lit e ww. rozporządzenia – w części C akt osobowych pracownika należy gromadzić oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

Powyższy przepis koresponduje z obowiązkami nałożonymi na pracodawcę na mocy art. 884 Kodeksu postępowania cywilnego oraz art. 75 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Obowiązki te powstają w przypadku ustania zatrudnienia pracownika, zaś ich spełnienie przez pracodawcę powinno znaleźć odpowiednie potwierdzenie w dokumentacji pracowniczej.

Natomiast dokumenty dotyczące zajęć komorniczych, które pracodawca otrzymuje w trakcie zatrudnienia pracownika, powinny być umieszczane w części B jego akt osobowych. Zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia część B stanowi katalog otwarty i zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące mi.in „przebiegu zatrudnienia” pracownika. Zatem dokumenty zobowiązujące pracodawcę do dokonywania obligatoryjnych potraceń z jego wynagrodzenia (na podstawie art. 87 Kp) należą do tego katalogu i stanowią dokument potwierdzający podstawę prawną dokonania takiego potrącenia.

3. Gdzie przechowywać dokumenty niezbędne do naliczenia listy płac, np. zgody na dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia, PIT-2, i inne oświadczenia podatkowe np. o stosowaniu podwyższonych kosztów itp. Czy dokumenty te, ze względu na zamknięty katalog dokumentów określony w paragrafie 6 rozporządzenia, mają być przechowywane w aktach osobowych w części B? Czy dokumenty takie można przechowywać zbiorczo w dziale płac, a nie w aktach osobowych poszczególnych pracowników?

Pomijając oświadczenia i dokumenty literalnie wyszczególnione w § 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, w części B akt osobowych pracownika należy gromadzić także inne niewymienione w tym przepisie oświadczenia i dokumenty, dotyczące „przebiegu zatrudnienia”, których źródłem powstania są przepisy Kodeksu pracy (np. zgoda pracownika na dobrowolne potrącenie z wynagrodzenia, udzielona na podstawie art. 91 Kp). Nieuzasadnionym jest natomiast gromadzenie w tej części dokumentów, które powstają na mocy innych przepisów niż prawo pracy (np. PIT-y). Zwłaszcza, iż takie dokumenty mają zazwyczaj inny niż określony przepisami Kodeksu pracy okres niezbędny do ich przechowywania (np. dla celów dochodzenia ewentualnych praw lub roszczeń).