Kolejne instytucje biorą pod lupę kopiowanie dowodów

| Aktualizacja:
Choć MSWiA zapewnia, że za kserowanie dokumentu tożsamości nie będzie więzienia, nie oznacza to, że przedsiębiorcy mogą spać spokojnie. Sprawą zainteresowały się bowiem prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz resort cyfryzacji. / ShutterStock

Choć MSWiA zapewnia, że za kserowanie dokumentu tożsamości nie będzie więzienia, nie oznacza to, że przedsiębiorcy mogą spać spokojnie. Sprawą zainteresowały się bowiem prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz resort cyfryzacji.

Ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. 2019 poz. 53), która weszła w życie 12 lipca br., penalizuje wytwarzanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego karą grzywny, ograniczenia wolności bądź pozbawienia wolności do lat dwóch.

I tak, zgodnie z nią za dokument publiczny uznaje się nie tylko dowód osobisty, ale też np. paszport, prawo jazdy, kartę pojazdu, książeczkę żeglarską, akt urodzenia oraz inne dokumenty wydawane przez urzędy stanu cywilnego, odpis prawomocnego orzeczenia sądu (z których wynika nabycie, istnienie lub wygaśnięcie prawa) czy legitymację potwierdzającą niepełnosprawność. Ustawa dodatkowo wskazuje, że przez replikę należy rozumieć „odwzorowanie lub kopię wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego”.

Jednocześnie zaznaczono, że wyłączone są z tej definicji kopie tworzone na użytek własny bądź do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument został wydany. Jak tłumaczy nam biuro prasowe Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, czyli resortu odpowiedzialnego za ustawę, intencją nowego prawa była ochrona posiadaczy dokumentów przez wytwarzanie łudząco podobnych do oryginału fałszywek, czyli np. dowodów kolekcjonerskich. Część ekspertów uznaje interpretację ministerstwa. – Przedsiębiorcy utrwalający, przechowujący dokumenty publiczne w systemach informatycznych nie mogą być więc penalizowani na gruncie art. 58 ustawy o dokumentach publicznych. Nie można bowiem porównywać wielkości skanu z obiektem materialnym. Obraz elektroniczny można przybliżać i oddalać. Poza tym „wytwarzanie” na gruncie ustawy używane jest w kontekście wytwarzania fizycznych dokumentów, a nie zdigitalizowanych – wyjaśnia Izabela Kowalczuk-Pakuła, partner w polskim biurze Bird & Bird, kierująca praktyką ochrony prywatności i danych osobowych.

Jednak część ekspertów zwraca uwagę, że art. 58 jest napisany dość niefortunnie i można go opacznie rozumieć. [rozmowa] Ponadto problemowe pozostają nieostre stwierdzenia jak „cele urzędowe, służbowe i zawodowe”. Dr Jan Prasałek z kancelarii Rączkowski Kwieciński Adwokaci uważa, że pojęcia te powinny być interpretowane tak, aby jak najpełniej chronić istotne prawa i wolności osób fizycznych. Zwraca na to uwagę również Jacek Barszczewski, rzecznik prasowy Komisji Nadzoru Finansowego. – Pojęcie „cele urzędowe, służbowe czy zawodowe” jest niejednoznaczne i nie można wykluczyć sytuacji, w której kształtujące się orzecznictwo wypracuje jego interpretację – mówi.

Kserokopie na bakier z RODO

Co ważne, interpretacja MSWiA nie oznacza, że wszystkie wypożyczalnie samochodów, rowerów, hulajnóg, sprzętu wodnego itd. mogą kserować dowody osobiste! Bo choć zakaz nie wynika z ustawy o dokumentach publicznych, to nie można zapomnieć o RODO. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem pod groźbą surowych kar finansowych nakładanych przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) nie wolno przetwarzać nadmiarowych i nieadekwatnych do celu danych osobowych. Organ nadzorczy w swoim stanowisku wskazuje, że w bardzo wielu przypadkach kopiowanie dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzi do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny przepisami prawa, na podstawie których działają dane podmioty.

MC: będą dalsze zmiany

Dr Maciej Kawecki z Ministerstwa Cyfryzacji informuje zaś, że w resorcie odbyło się pierwsze posiedzenie specjalnego zespołu z udziałem m.in. KNF, MSWiA, Ministerstwa Finansów, UOKiK, UODO, Komendy Głównej Policji oraz Urzędu Komunikacji Elektronicznej, który zajmuje się wypracowaniem nowych przepisów dotyczących kserowania dokumentów i obrotu kopiami elektronicznymi. Konkretnych propozycji legislacyjnych można się spodziewać w ciągu najbliższych dwóch miesięcy. – Chcemy walczyć m.in. ze zjawiskiem obrotu skanami dokumentów tożsamości oraz zbyt łatwego uwierzytelniania klientów przez firmy pożyczkowe z wykorzystaniem skanów dowodów osobistych. I tutaj wypracowane zmiany mogą wprost kopiowania takich dokumentów dotyczyć – pisze na Facebooku dr Kawecki.

Co z telekomami

W ocenie UODO podmioty, które wykonują kserokopie dokumentów, nie mogą tego uzasadniać takim celem, jak np. zawarcie umowy. Za przykład podaje firmy telekomunikacyjne, które w ustawie z 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1954 ze zm.) mają wskazany obowiązek przetwarzania danych na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych. Mogą jednak przetwarzać tylko te dane, które są uzasadnione określonym celem przetwarzania. – Tymczasem w nowych dowodach osobistych widnieją dane, które są zbędne dla potrzeb zawarcia umowy, jak np. nasz wizerunek, płeć, obywatelstwo. Ponadto w starszych dokumentach dodatkowo był podany nasz wzrost i kolor oczu, a informacje te nie są potrzebne przedsiębiorcy – zauważa prezes UODO.

Banki i ubezpieczalnie po staremu

Inaczej jest w przypadku banków. Jacek Barszczewski z KNF wyjaśnia nam, że banki czy podmioty z sektora ubezpieczeniowego podstawę do sporządzania kserokopii dokumentów wywodzą z obowiązków wynikających z ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1115). A dokładniej z art. 34 ust. 4 tej ustawy, który stanowi, że instytucje „obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie”. Za instytucje obowiązane do przestrzegania ustawy uznaje się również kantory, zakłady bukmacherskie oraz notariuszy. Co ciekawe, UODO w swoim stanowisku wskazało, że przytaczana przez niektóre banki podstawa w postaci art. 112b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2187 ze zm.) nie uprawnia ich do skanowania dokumentów tożsamości, lecz jedynie przetwarzania zawartych w nich danych.

pytania do eksperta

Im więcej stanowisk i opinii – tym więcej wątpliwości

Ustawa o dokumentach publicznych wciąż budzi wiele kontrowersji. Wydawałoby się, że stanowisko ustawodawcy rozwieje wszelkie wątpliwości. Tak się jednak nie stało?

To prawda. Najwięcej wątpliwości wciąż wzbudza niejasna definicja repliki dokumentu publicznego, w szczególności w zakresie spełniania warunku posiadania przez kopię dokumentu cech autentyczności. W stanowisku, które opublikowane było w Tygodniku Firma i Prawo z 9 lipca 2019 r., MSWiA poinformowało, że nowa ustawa ma na celu ochronę dokumentów publicznych oraz ich posiadaczy przed wytwarzaniem dokumentów fałszywych, które są łudząco podobne do dokumentów oryginalnych, a które mogą potencjalnie posłużyć do popełnienia przestępstwa. Cytując stanowisko celem było „wyeliminowanie możliwości wytwarzania oraz posługiwania się dokumentami noszącymi cechy dokumentów oryginalnych. Przepis karny powstał, między innymi, w reakcji na zjawisko oferowania tzw. dokumentów kolekcjonerskich”. A zatem zdaniem MSWiA cecha autentyczności oznacza duplikat, „podróbkę” lub kopię, którą można bezpośrednio uznać za oryginał, a nie kopię tej cechy, która może zostać wykorzystana pośrednio, przez powołanie się na nią lub pośrednio przez jej następcze wierne odwzorowanie. Tym samym ze stanowiska MSWiA wynika, że jeżeli oryginał ma formę plastiku, laminatu lub twardej książeczki, a kopia jest wykonana np. w formie papierowej kserokopii, jest to wystarczające do tego, aby uznać, że repliką już nie jest. W konsekwencji kolorowa kopia dokumentu papierowego będzie spełniała warunek posiadania cech autentyczności, natomiast kserokopia każdego dokumentu publicznego posiadającego inną formę niż papierowa, np. dowodu osobistego etc., nie wejdzie w ustawowy zakres repliki dokumentu publicznego. A to natomiast oznacza, że nowa ustawa w praktyce nie podniesie poziomu ochrony dokumentów najważniejszych i najbardziej powszechnych: dowodów osobistych, praw jazdy, paszportów, legitymacji służbowych, które są zdecydowanie najczęściej wykorzystywane do kradzieży tożsamości, a jedynie utrudni zakup „podróbki” tych dokumentów.

Agnieszka Sagan-Jeżowska radca prawny, Wierzbowski Eversheds Sutherland / DGP

Jednak prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ma odmienną opinię niż minister spraw wewnętrznych i administracji.

Faktycznie wydaje się, że ma odmienne zdanie. W swoim stanowisku z 11 lipca 2019 r. prezes UODO wskazał, że „ci, którzy dziś wykonują kopie dokumentów np. dowodu osobistego czy prawa jazdy, powinni więc rozważyć, czy ich działanie nie naruszy ustawy o dokumentach publicznych. Mogą bowiem stać się obiektem zainteresowania organów ścigania, gdy te uznają, że wykonano replikę dokumentu publicznego, a nie jego kserokopię”. Również w swoim wystąpieniu do MSWiA z 19 kwietnia br. prezes UODO traktuje regulacje nowej ustawy jako obejmujące kserokopie dowodów osobistych, a nie tylko dokumentów papierowych. Już wówczas prezes UODO skierował wniosek o podjęcie prac legislacyjnych mających na celu uregulowanie w przepisach prawa ograniczeń w zakresie sporządzania kserokopii dowodów osobistych wyłącznie do sytuacji, gdy jest to niezbędne oraz np. wprowadzenia zamkniętego katalogu przesłanek dających podstawę do dokonania repliki. Prezes UODO podkreślał przy tym, że przepisy ustawy o dokumentach publicznych jasno ograniczają możliwość legalnego sporządzania repliki dokumentu publicznego jedynie do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której został wydany. Jednakże w przypadku wielokrotnego kopiowania dowodu osobistego, nawet na podstawie legalnych przesłanek, zwiększa się ryzyko występowania patologii, które będą prowadziły do kradzieży tożsamości.

I to chyba nie koniec wątpliwości?

Szeroka dyskusja nad nową ustawą ujawniła również inne jej niedociągnięcia, m.in. wątpliwości, czy zmiana koloru dokumentu publicznego zawsze będzie powodowała, że kopia nie będzie repliką ze względu na utratę cech autentyczności. Dokumentem publicznym jest również odpis wskazanych w ustawie dokumentów (np. wyroku), który co do zasady będzie czarno-biały, lecz powinien mieć oryginalne – czyli zazwyczaj kolorowe – potwierdzenie jego wydania lub sporządzenia. Kolejna wątpliwość wiąże się z tym, czy skan dokumentu publicznego może stanowić jego replikę, co może okazać się o tyle istotne, że obecnie coraz częściej stosowane są metody weryfikacji tożsamości na odległość, a dowody osobiste są przesyłane właśnie w formie skanu lub zdjęcia. Pod względem celowościowym nie powinno mieć znaczenia, czy przechowywana jest kopia papierowa czy też jej skan – obie formy mogą posłużyć do wykorzystania dokumentu lub jego odwzorowania (skanu) jako autentycznego lub do kradzieży tożsamości. Tymczasem obecnie żaden skan nie będzie spełniał warunku posiadania cechy autentyczności ze względu na zgoła inną formę – elektroniczną. Ponadto podnoszone są wątpliwości co do spełniania kryterium wielkości – repliką jest bowiem odwzorowanie lub kopia wielkości od 75 do 120 proc., a skan może być dowolnie pomniejszany i powiększany. Wydaje się jednak, że skoro kopia może mieć wielkość mieszczącą się w określonym przedziale, to jednocześnie może spełniać kryterium określonej wielkości. Pojawiają się również stanowiska, zgodnie z którymi repliką dokumentu jest dokument, który co najmniej w 75 proc. przypomina oryginalny, podczas gdy ustawa wprost określa, że to wielkość odwzorowania lub kopii musi mieć od 75 do 120 proc., aby stanowić replikę dokumentu publicznego, a nie stopień podobieństwa.