Jak prowadzić ewidencję księgową sprzedaży wysyłkowej za zaliczeniem pocztowym

| Aktualizacja:
Kwoty otrzymanych od nabywcy wpłat tytułem kosztów wysyłki za pośrednictwem firm kurierskich można rozliczać za pomocą konta rozrachunkowego 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Rozrachunki z przewoźnikiem”). / ShutterStock

Prowadzę działalność gospodarczą – sprzedaż wysyłkową materiałów budowlanych i chemii gospodarczej. Klienci dokonują zakupu głównie za pośrednictwem portalu Allegro, regulując należność za pobraniem. Sprzedaż ewidencjonujemy za pomocą kasy fiskalnej. W jaki sposób ujmować takie transakcje w ewidencji księgowej?

Sprzedaż internetowa dla wielu przedsiębiorców stała się obecnie podstawą w prowadzeniu biznesu. Ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych uregulowań dotyczących sprzedaży przez internet, dlatego ewidencja przychodów z tej sprzedaży odbywa się na zasadach ogólnych na koncie 73-0 „Sprzedaż towarów”. Przy sprzedaży za zaliczeniem pocztowym sprzedawca zazwyczaj w praktyce wystawia od razu fakturę i przesyła ją nabywcy wraz z towarem za pośrednictwem firmy kurierskiej. Kurier przyjmuje zapłatę za towar, a następnie przekazuje towar nabywcy. Środki pieniężne w kolejnym kroku przekazywane są przelewem przez firmę kurierską na rachunek bankowy sprzedawcy.

W księgach rachunkowych fakturę dokumentującą sprzedaż za zaliczeniem pocztowym ujmuje się następującymi zapisami:

a) wartość brutto należności: Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” ,

b) VAT należny: Ma konto 22-2 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”,

c) wartość towaru w cenie sprzedaży netto: Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów”.

Równolegle do zarachowania przychodu ze sprzedaży księguje się rozchód z magazynu sprzedanych towarów w cenach przyjętych do ewidencji tych zapasów. Najczęściej przyjmuje się za ceny ewidencyjne ceny zakupu towaru. Rozchód towarów z magazynu ujmuje się wtedy zapisem: Wn 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” oraz Ma konto 33 „Towary”.

Uregulowanie zapłaty przez nabywcę, tj. wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy, ujmuje się zapisem: Wn 13-0 „Rachunek bankowy” oraz Ma 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

Należności znajdujące się na koncie 20, które zostaną rozliczone „za pobraniem”, można ująć na osobnym koncie rozrachunkowym, które pozwoli kontrolować rozliczenia z przewoźnikiem, na przykład na koncie 24, zapisem:

– Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Rozrachunki z przewoźnikiem”),

– Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

Jednostka może również księgować bezpośrednio należność wynikającą z faktury sprzedaży na rozrachunki z przewoźnikiem, gdyż co do zasady odbiorca faktury reguluje swoje zobowiązanie gotówką już w momencie otrzymania towaru (zasada domniemania, że jeżeli przesyłka została wydana, to automatycznie została przez odbiorcę opłacona). W związku z tym rozliczenie pobrań następuje z firmą kurierską.

Powstanie przychodu

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli jednak wcześniej podatnik otrzyma całość lub część zapłaty, to obowiązek podatkowy powstanie z chwilą jej otrzymania. W praktyce okazuje się, że przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż wysyłkową przez internet mają problem z właściwym określeniem momentu powstania obowiązku podatkowego. W szczególności dotyczy to sytuacji, w której towar wysyłany jest kurierem, a zapłata następuje przy odbiorze towaru. W przypadku, gdy zapłata za wydany kurierowi towar następuje za pobraniem po dostarczeniu towaru klientowi, obowiązek podatkowy powstaje w dniu wydania towaru kurierowi. Sprzedawca jest zobowiązany jako datę sprzedaży na fakturze przyjąć datę wydania towaru kurierowi.

Rejestracja na kasie fiskalnej

Jeśli sprzedawca zobowiązany jest do rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, to sprzedaż wysyłkową powinien zaewidencjować w momencie powstania obowiązku podatkowego. W przypadku zapłaty za pobraniem – w momencie wydania towaru kurierowi. W sytuacji, gdy zapłata następuje przed wydaniem przesyłki kurierowi – rejestracji powinno się dokonywać w momencie otrzymania kwoty zaliczki.

Ujęcie kosztów wysyłki

Koszty wysyłki towaru są elementem składowym dostawy towaru i powinny być opodatkowane według stawki VAT właściwej dla tego towaru. Nie ma znaczenia, czy przesyłka dostarczana jest np. za pośrednictwem firmy kurierskiej, która swoje usługi opodatkowuje według stawki 23 proc., czy za pośrednictwem Poczty Polskiej, której usługi są zwolnione z VAT. Potwierdzenie takiego stanowiska organów podatkowych znajdujemy w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2 kwietnia 2013 r., nr IBPBI/1/415-32/13/WRz, oraz w interpretacji indywidualnej dyrektora IS w Katowicach z 20 września 2012 r., nr IBPP2/443-604/12/KO.

Koszty wysyłki w praktyce ujmowane są na fakturze sprzedaży w ten sposób, że zostają dodane do ceny towarów w jednej kwocie lub wyszczególnia się je na fakturze w osobnej pozycji. W takim przypadku dla sprzedającego cała kwota płacona przez nabywcę towaru za zakup i wysyłkę stanowi przychód ze sprzedaży towarów, który ujmuje się na koncie 73-0 „Sprzedaż towarów”.

Wydatki związane z poniesieniem kosztów przesyłki na podstawie rachunku lub faktury otrzymanej z poczty bądź od firmy kurierskiej ujmuje się w księgach rachunkowych jako koszty działalności operacyjnej jednostki zapisem: Wn konto 40-2 „Usługi obce” oraz Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Kwoty otrzymanych od nabywcy wpłat tytułem kosztów wysyłki za pośrednictwem firm kurierskich można rozliczać za pomocą konta rozrachunkowego 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Rozrachunki z przewoźnikiem”).

przykład

Na kontach zespołu 4

Jednostka prowadzi sprzedaż internetową dla osób fizycznych oraz podmiotów gospodarczych. Sprzedaż ewidencjonowana jest w kasie fiskalnej. Jednostka korzysta z usług firmy kurierskiej, a towar wysyłany jest głównie za pobraniem. Koszty przesyłki obciążają nabywcę towaru. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4. Sprzedaż detaliczna we wrześniu 2018 r. na podstawie miesięcznego raportu fiskalnego z kasy fiskalnej wyniosła 15 375 zł brutto (w tym VAT 2875 zł). Koszt wydanych z magazynu towarów w cenach zakupu wyniósł 6000 zł. Firma kurierska obciążyła sprzedawcę kosztami usług kurierskich wykonanych we wrześniu 2018 r. kwotą 1230 zł (w tym VAT 230 zł). Rachunek bankowy sprzedawcy został uznany kwotą 15 375 zł tytułem wpłaty pobranych przez firmę kurierską należności za sprzedany towar.

/ Dziennik Gazeta Prawna

Objaśnienia do schematu

1. Sprzedaż detaliczna na podstawie raportu fiskalnego:

a) kwota brutto 15375 zł: strona Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Rozrachunki z firmą kurierską”),

b) kwota netto 12500 zł: strona Ma konto 73-0 „Sprzedaż towarów”,

c) VAT kwota 2875 zł: strona Ma konto 22-2 „VAT należny”.

2. WZ – wydanie towarów z magazynu kwota 6000 zł: strona Wn konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)” oraz strona Ma konto 33 „Towary”.

3. FV – koszty usługi kurierskiej kwota 1230 zł:

a) kwota brutto 1230 zł: strona Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu” oraz strona Ma konto 21-0 „Rozrachunki z dostawcami”,

b) kwota netto 1000 zł: strona Wn konto 40-2 „Usługi obce” oraz strona Ma 30 „Rozliczenie zakupu”,

c) VAT 230 zł: strona Wn konto 22-1 „VAT naliczony” oraz strona Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

4. WB – wpłata z firmy kurierskiej z tytułu pobrań 15 375 zł: strona Wn konto 13-0 „Rachunek bankowy” oraz strona Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Rozrachunki z firmą kurierską”).

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509).