Zbliża się termin przesłania pierwszego pliku JPK_VAT. Dla mikroprzedsiębiorców jest to nowy obowiązek. Duże przedsiębiorstwa a także sektor MŚP już zobowiązane są do raportowania skarbówce danych w ramach struktur JPK. Co zmieniło się w prawie podatkowym i na co należy zwrócić uwagę przed wysyłką pierwszego pliku?

Jak informuje Ministerstwo Finansów, jednolity plik kontrolny na pozwolić na ograniczenie kontroli w firmach, zapewnić uczciwą konkurencję a rynku i większe wpływy w budżecie. Co to oznacza dla przedsiębiorców? To przede wszystkim nowe obowiązki, większe bezpieczeństwo działalności i kilka faktów do przyswojenia.

Kilka słów o JPK i ewidencji VAT

Jednolity plik kontrolny to zbiór informacji o operacjach gospodarczych przesyłanych skarbówce za każdy miesiąc. Dzięki temu, urzędnicy mogą szybko zweryfikować każdą transakcję zapobiegając każdej próbie oszustwa. JPK przesyła się wyłącznie w formie elektronicznej, a dane pobierane są bezpośrednio z systemów księgowych firm.

Od 1 stycznia 2018 roku wszystkie firmy zobligowane są do przesyłki JPK_VAT. Jest to plik odzwierciedlający ewidencję VAT. Obowiązek jej prowadzenia wynika wprost z art. 109 Ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nim czynni vatowcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji zawierającej dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Chodzi w szczególności o dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu. Ewidencja uwzględnia też informacje służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent może być sprawdzony na potrzeby VAT.

Kim jest mikroprzedsiębiorca?

Na to pytanie odpowiada ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 104 aktu, za taki podmiot uważa się przedsiębiorcę, który spełnia dwa warunki. Mikroprzedsiębiorcą jest podmiot, który po pierwsze, w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie nie więcej niż 10 pracowników. Po drugie, w tym samym okresie osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub suma aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyła tej kwoty. Mikroprzedsiębiorcy jako ostatni muszą wdrożyć system JPK.

JPK_VAT (3) – zmiany w strukturze

Dane za styczeń podatnicy prześlą w ramach struktury JPK_VAT(3). Poprzednia struktura, czyli JPK_VAT (2) dotyczyła rozliczeń w 2017 roku i wciąż obowiązuje przy wysyłce JPK za grudzień do 25 stycznia. Nowa struktura modyfikuje zakres podawanych przez firmy informacji. NIP oraz pełna nazwa podmiotu to dane, które należy obligatoryjnie wypełnić. Nieobowiązkowo można także wpisać e-mail firmy, co ma ułatwić komunikację MF z podatnikami. Pozostałe dane, np. dane adresowe czy REGON, nie powinny znajdować się w plikach JPK_VAT(3).

Szybszy zwrot VAT za przesłanie JPK za grudzień

Choć obowiązek przesłania JPK_VAT dotyczy przesłania danych za styczeń, już teraz można nieobligatoryjnie przesłać dane o transakcjach dokonanych w grudniu. Mikroprzedsiębiorca, który prześle ewidencję VAT w jednolitym pliku kontrolnym za grudzień, będzie mógł liczyć na szybszy zwrot podatku, tj. w ciągu 25, a nie 60 dni. Warto pamiętać, że przy wysyłce za grudzień obowiązującą strukturą jest JPK_VAT (2). Należy się jednak pośpieszyć, gdyż termin nieobowiązkowej wysyłki za poprzedni miesiąc mija 25 stycznia.

Ważne terminy

Co do zasady pliki JPK należy przesyłać do 25. dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc. Pierwszej obowiązkowej wysyłki za styczeń można dokonać jednak do 26. lutego, ponieważ 25. lutego wypada w niedzielę. Co w przypadku podatników rozliczających VAT kwartalnie? Pliki JPK muszą zostać wysłane do 25. następnego miesiąca bez względu na termin rozliczania VAT. Jednak mimo wprowadzenia miesięcznego obowiązku raportowania JPK, firmy nadal mogą składać deklaracje VAT kwartalnie – przepisy w tym zakresie nie zmieniły się.

Jak przesłać JPK?

Podatnik ma dwie opcje: albo skorzysta z komercyjnych programów księgowości elektronicznej, albo prześle pliki JPK wykorzystując aplikację Ministerstwa Finansów. Ta ostatnia możliwość nie wiąże się z dodatkowymi kosztami, gdyż aplikacja kliencka MF jest bezpłatna. Aby z niej skorzystać należy najpierw pobrać arkusz kalkulacyjny (plik CSV.) dostępny na stronie resortu. Należy go uzupełnić wpisując dane teleadresowe i informacje z rejestru VAT. Tak wypełniony plik stanowi źródło JPK_VAT i jest gotowy do wysyłki przez aplikację kliencką MF. Należy pamiętać, że dane przesyłane są w postaci xml. Ostatnim krokiem jest wygenerowanie UPO_JPK czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla plików JPK, dzięki czemu podatnik może sprawdzić status przedłożonego dokumentu. Jak informuje MF, do prawidłowego działania formularza UPO_JPK niezbędne jest zainstalowanie w systemie programu Adobe Reader.

Podpis i korekta

Jak potwierdzić swoją tożsamość w sieci i co robić w przypadku korekty? W procesie wysyłki JPK istotnym krokiem jest założenie Profilu Zaufanego. Jest to bezpłatne narzędzie, które służy jako elektroniczny podpis. Inną możliwością jest kwalifikowany. Podstawą do posługiwania się takim podpisem jest kwalifikowany certyfikat zawierający dane umożliwiające identyfikację podmiotu. Możliwa jest również wysyłka JPK w czyimś imieniu. Należy jednak wcześniej złożyć w urzędzie skarbowym pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1).

Po złożeniu pliku JPK_VAT mogą pojawić się zdarzenia gospodarcze, które wymagają zmian w ewidencji VAT. Chodzi m.in. o otrzymanie faktury korygującej od kontrahenta lub przesłanie korekty faktury za dokonaną sprzedaż. Niezbędna jest wówczas korekta nie tylko konkretnej faktury, ale całego pliku JPK_VAT. Przy składaniu korekty JPK_VAT należy oznaczyć cel złożenia: 2. Korekta musi obejmować wszystkie zmiany w JPK. Nie ma ograniczeń co do ilości przesyłanych korekt.

Czy przesyłane dane są odpowiednio zabezpieczone?

Jak zapewnia resort finansów, gromadzenie i przetwarzanie danych JPK, odbywa się zgodnie z przepisami prawa, mającymi na celu ochronę danych osobowych i tajemnicy skarbowej. Co więcej, rozwiązania techniczne i organizacyjne dla JPK są takie same jak w przypadku deklaracji składanych przez internet.

Skarbówka może żądać także innych danych

JPK_VAT to struktura, w ramach której dane muszą raportować wszystkie firmy. Duże firmy od 1 lipca 2016 roku muszą przekazywać fiskusowi nie tylko ewidencję VAT w postaci JPK, ale wszystkie dowody księgowe. Te jednak przesyłane są na żądanie organów podatkowych. Chodzi o księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB), magazyn (JPK_MAG), ewidencje zakupu i sprzedaży (JPK_VAT), faktury VAT (JPK_FA), podatkowe księgi przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) oraz ewidencje przychodów (JPK_EWP).

1 lipca 2018 roku przesyłanie tych danych na wezwanie skarbówki stanie się obowiązkiem także firm z sektora MŚP i mikroprzedsiębiorców.

Co grozi za nieprzesłanie JPK?

Spóźnialscy muszą liczyć się z sankcjami określonymi w kodeksie karnym skarbowym. Najsurowsze kary dotyczą całkowitego zaniedbania obowiązku wysyłki. Wysokość kary i jej rodzaj zależy od wysokości strat, jakie poniesie budżet państwa z tytułu zaniedbania obowiązku wysyłki JPK a także od tego, czy obowiązek raportowania danych wynika z żądania skarbówki. Nieprzekazanie plików JPK może być zatem kwalifikowane jako przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe.

Jak dotychczas radziły sobie inne firmy? Duże przedsiębiorstwa i firmy z sektora MŚP w większości przestrzegały ustawowych terminów wysyłki. Jak wynika z danych MF w okresie do 15 września 2017 roku urzędnicy nie prowadzili postępowań karnych skarbowych w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia w związku z nieprzekazaniem skarbówce danych w ramach JPK. Były jednak mandaty. Urzędnicy przeprowadzili jedno postępowanie mandatowe dotyczące nieprzekazania JPK_VAT bez wezwania, w efekcie którego nałożono karę grzywny w drodze mandatu karnego w kwocie 300 zł.