Programy do zarządzania flotami to ukłon w stronę fleet menedżerów. Systemy wsparcia oczywiście nie zastąpią człowieka, ale znacznie go odciążą w pracy, przy okazji zaś pozwolą na zaoszczędzenie nie tylko czasu, ale i pieniędzy w firmie.
Wielkość flot samochodów w filmach rośnie, ilość pracy związana z ich administrowaniem wzrasta, a na zatrudnienie dodatkowej osoby w czasach spowolnienia gospodarczego często nie można liczyć. Rozwiązaniem w takim przypadku jest zastosowanie narzędzi, które przyspieszą pracę i częściowo ją zautomatyzują. Dobry program komputerowy, który wspomaga zarządzanie flotą pojazdów staje się już dziś koniecznością.
Spięcie z kadrami
Programy flotowe ułatwiają uporządkowanie wszystkich danych o pojazdach i ich użytkownikach. Odszukanie zagubionego przez pracownika numeru PIN do karty paliwowej w programie to kilka sekund, szukanie w papierowych teczkach to już minuty.
Kompletny opis pojazdu wraz z danymi o jego numerze VIN, wyposażeniu, polisach, oponach, historii serwisowania umożliwia podczas wydawania pojazdu pracownikowi szybkie wydrukowanie protokołów zdawczo-odbiorczych pojazdu z kompletem danych o pojeździe. Bardzo przydatna jest także ewidencja pracowników używających pojazdy. Dzięki informacjom na temat numeru telefonu czy adresu e-mail aktualnego użytkownika pojazdu można nie tylko szybko odszukać numer telefonu do właściwej osoby, ale także wysyłać komunikaty SMS lub e-mail do pracowników przypominając im np. o konieczności przyjazdu do serwisu na wymianę opon na zimowe.
Najlepsze programy flotowe umożliwiają spięcie systemu flotowego z systemem kadrowym i automatyczne uaktualnienie informacji o pracownikach.
Kontrola nad paliwem
Znaczącą część kosztów eksploatacji pochłaniają paliwa. Są różne sposoby ograniczania kosztów paliw, ale nie sposób ich stosować bez programu komputerowego.
Mechanizmy analizy kosztów eksploatacji pojazdów wbudowane w system flotowy umożliwiają łatwe analizowanie kosztów w formie wykresów słupkowych, kołowych, tabel rozwijalnych itd. Umożliwiają tworzenie przekrojów pod kątem rodzajów kosztów, kosztów różnych działów i centrów kosztowych oraz ich zmian w czasie. Programy do zarządzania flotami nie tylko służą do generowania raportów, ale również mogą pomagać menedżerom wyłapywać na przykład nadużycia związane z tankowaniem. Polityka flotowa firm często zabrania tankowania paliw droższych takich jak NPB98 lub ON Ultimate itp. lub tankowania w weekendy. Wśród mnóstwa tankowań komputer łatwo wykrywa takie przypadki.
Ułatwia to przygotowanie danych do tworzenia budżetu oraz umożliwia lokalizowanie źródeł niepotrzebnych kosztów.
Kontrola kosztów paliw w programie możliwa jest, gdy już mamy te informacje w systemie komputerowym, wszystkie programy flotowe wyposażone są w mechanizmy pobierania danych z koncernów paliwowych.
Korzyści dla księgowych
Zmorą fleet menedżerów jest czasochłonne opisywanie faktur tak, by było możliwe ich zaksięgowanie w koszty odpowiednich działów, MPK, centrów kosztowych itp.
System flotowy potrafi całkowicie zautomatyzować tą czynność. Wykonanie opisania faktury, na której jest pięćset tankowań, trwa kilkanaście sekund.
Wiele korzyści odnosi z systemu flotowego dział księgowości. System flotowy umożliwia przekazywanie obrobionych już danych o kosztach pojazdów do takich systemów jak SAP, SUN, Symfonia, SoftLab i wiele innych. Oszczędza to czas pracy księgowych bez dodawania pracy fleet menedżerom.
Wojciech Lewandowski, właściciel firmy SOFTRA Systemy Informatyczne www.softra.pl fot. A Cynka
Wojciech Lewandowski, właściciel firmy SOFTRA Systemy Informatyczne www.softra.pl
Szukanie oszczędności
Pieniądze zainwestowane w program komputerowy do zarządzania flotą pojazdów to pieniądze zainwestowane w oszczędzanie.
SOFTRA Systemy Informatyczne wprowadza we wrześniu na rynek nową już 6 wersję swojego programu do zarządzania samochodami w firmie Flota Commandor c/s.
Mamy nadzieję ,że nowa szata graficzna , bogate możliwości operowania danymi oraz dostosowywanie programu do upodobań użytkownika spodobają się fleet menedżerom.
Wprowadziliśmy nowe możliwości analizy kosztów, które ułatwią odnajdywanie tych obszarów, w których można znaleźć oszczędności w eksploatacji pojazdów.
Wiemy jak mało czasu mają administratorzy flot samochodowych. Dlatego jako jedyni dajemy im możliwość importowania elektronicznych faktur z tak wielu źródeł . Oprócz koncernów paliwowych program może wczytywać dane z sieci serwisowych TOYOTY, SKODY, FIATA, FORDA itp. , firm leasingowych , wynajmu pojazdów i firm ubezpieczeniowych.
Automatyczna obróbka tych dokumentów zaoszczędza mnóstwo czasu fleet menedżerom i daje materiał do rzetelnej analizy danych , sprawozdawczości oraz księgowań.
RSS | 
