Optymalizowanie floty to wyzwanie

Zakup samochodu dla wielu tylko w teorii jest przyjemnością. Ogrom kwestii, które należy wziąć pod uwagę potrafi wprost przytłoczyć. Sama czynność zakupu to dopiero wstęp do zarządzania. Ważne jest, jak sprawić, by powierzona nam flota nie generowała niepotrzebnych kosztów, a jej utrzymanie było optymalne. Szczególnie w sferze podatkowej.

Polski ustawodawca postarał się, aby przepisy dotyczące opodatkowania zakupu i używania samochodów osobowych maksymalnie zagmatwać. Dość powiedzieć, że inna definicja samochodu osobowego jest w podatku VAT, PIT/CIT oraz w akcyzie.

PIT/CIT

Przepisy definiują samochód osobowy jako pojazd o dopuszczalnej masie nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu do 9 osób, z kilkoma wyjątkami. Wyjątki obejmują m.in.:
a) pojazdy mające siedzenia oddzielone od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą (jeżeli pojazd ma więcej niż jeden rząd siedzeń, dodatkowym warunkiem jest długość części ładunkowej przekraczająca 50 proc. długości pojazdu mierzonej pomiędzy przednią szybą pojazdu a tylną krawędzią podłogi)
b) pojazdy z otwartą częścią ładunkową
c) pojazdy posiadające kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy
d) niektóre pojazdy specjalne w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym

W przypadku pojazdów do 3,5 tony (za wyjątkiem pojazdów specjalnych) spełnienie tych wymagań stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego i zaświadczenia wydanego przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu. Przepisy nie regulują w sposób szczególny kwestii używania samochodów nie będących pojazdami osobowymi, w związku z czym koszty ich nabycia i eksploatacji są, co do zasady, w pełni kosztami podatkowymi. Wprowadzono natomiast szereg ograniczeń dotyczących kosztów związanych z samochodami osobowymi.

Za koszty uzyskania przychodów nie uważa się odpisów amortyzacyjnych od samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20000 euro (kurs średni NBP z dnia przekazania samochodu do używania). Nieefektywne podatkowo może być więc nabywanie na własność samochodów osobowych, których wartość (po odliczeniu VAT) istotnie przekracza równowartość 20000 euro.

Kosztami nie są także wydatki z tytułu używania samochodów osobowych, nie stanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu (wg prowadzonej ewidencji przebiegu) oraz stawki określonej w przepisach (maks. 0,8358 zł). Wyjątkiem są koszty związane z samochodami używanymi na podstawie umowy leasingu w rozumieniu podatku dochodowego. Dlatego należy dokładnie weryfikować, czy planowana umowa leasingu lub najmu stanowi umowę leasingu w rozumieniu ustaw dotyczących tych podatków. Podatkowo mało opłacalny może także okazać się także najem krótkoterminowy, od którego tańsze może być korzystanie z usług taxi lub podobnych.

Umową leasingu jest każda umowa, na mocy której finansujący oddaje do odpłatnego używania na warunkach określonych w ustawie korzystającemu podlegające amortyzacji środki trwałe, np. samochód. Przy ocenie kluczowe jest, czy umowa zostaje zawarta na co najmniej 24 miesiące, a suma ustalonych w niej opłat netto (raty wstępne, okresowe i cena wykupu, bez kaucji, podatków, kosztów ubezpieczeń ponoszonych przez korzystającego oraz świadczeń dodatkowych wyodrębnionych z opłat leasingowych) odpowiada co najmniej wartości początkowej tego samochodu jako środka trwałego.

Poza tym za koszty nie uznaje się składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej proporcję równowartości 20000 euro (wg kursu średniego euro NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia) w wartości samochodu dla celów ubezpieczenia. Ograniczenie to dotyczy zarówno samochodów osobowych własnych, jak i leasingowanych.

Innymi limitowanymi kosztami (dotyczy to wszystkich samochodów) są straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz koszty ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym. W praktyce wystarczające powinno okazać się zawarcie jakiegokolwiek dobrowolnego ubezpieczenia dotyczącego samochodu. Do kosztów napraw ubezpieczonego samochodu nie powinno się także stosować ograniczenia wynikającego z tzw. „kilometrówki”, które dotyczy tylko kosztów używania samochodów osobowych nie będących własnością podatnika ani nie leasingowanych.

Wszystkie wydatki są oceniane przez pryzmat ogólnego wymogu ponoszenia kosztu w cel uzyskania przychodu lub zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów. W praktyce ostrożność należy zachować także przy umożliwianiu pracownikom używania samochodów flotowych dla celów prywatnych – w takich sytuacjach można się spotkać z opiniami organów podatkowych o braku możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych części wydatków z tym związanych.

AKCYZA

Kupując samochód w polskim salonie nie mamy do czynienia bezpośrednio z akcyzą, jednakże zawarta jest ona w cenie kupowanego samochodu. Natomiast sprowadzając samochód spoza Polski na nabywcy ciąży obowiązek samodzielnego uregulowania tego „podatku od luksusu”. Decydując o zakupie samochodu warto więc wiedzieć, że z akcyzowego punktu widzenia istnieją dwie kategorie samochodów: osobowe, w rozumieniu klasyfikacji CN (pozycja 8703), które są objęte akcyzą oraz inne, np. ciężarowe (pozycja CN 8704), na które akcyzy się nie nakłada. Generalnie samochody kombi, sedany, itp. są objęte akcyzą, ale już np. większość pickupów akcyzie nie podlega. Jeśli samochód objęty jest akcyzą to istotne jest z kolei, jaką ma pojemność silnika. Dla samochodów osobowych o pojemności silnika powyżej 2000 cm sześciennych stawka akcyzy wynosi aż 18,6 proc., a dla pozostałych samochodów osobowych – jedynie 3,1proc.. Na marginesie wyższa stawka wcześniej wynosiła 13,6 proc.. Istnieją argumenty, aby takie dyskryminujące zróżnicowanie zakwestionować jako niezgodne z prawem Wspólnoty, jednakże na razie nie toczy się chyba na tym tle jeszcze żaden spór.

VAT

O podatku VAT w przypadku samochodów tyle już było mówione za sprawą wyroku ETS w sprawie Magoora (C-414/07), że komentarz w tym przypadku ograniczymy do syntetycznych stwierdzeń. Tzw. kratka rozstrzyga (przynajmniej do końca tego roku, kiedy to najprawdopodobniej zacznie się trzyletni okres ograniczenia prawa do odliczenia VAT z uwagi na problemy budżetowe Polski) czy zakup samochodu daje pełne prawo do odliczenia VAT od tego nabycia i od zakupu paliwa. Jeśli więc nie przeszkadza nam z tyłu taka instalacja, to racjonalny wybór może być tylko jeden – samochód „z kratką” o ładowności koniecznie powyżej 500 kg. Jeśli z jakichś względów taki samochód nie jest do zaakceptowania, prawo do odliczenia VAT ograniczone jest jedynie do 60 proc., nie więcej jednak niż 6000 zł. Odliczenia VAT od paliwa nie ma natomiast w ogóle. Zatem w takim przypadku lepiej nie kupować samochodu z silnikiem powyżej 2.000 cm sześciennych, bo w części nieodliczalny VAT naliczany będzie także od znacznej kwoty akcyzy wliczanej do podstawy opodatkowania dla celów VAT. Jednocześnie im droższy samochód, tym procentowo mniej VAT będzie podlegać odliczeniu, z tego względu, że oprócz proporcji 60 proc. istnieje pułap odliczenia w wysokości 6000 zł.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że być może powyższe rozważania w zakresie VAT są w ogóle nieistotne. W wyniku kasacji organów podatkowych od wyroku WSA w sprawie spółki Magoora, Naczelny Sąd Administracyjny rozważy bowiem za kilka lub kilkanaście miesięcy, czy rację ma WSA w Krakowie twierdząc, że wskutek wyroku ETS wszystkie samochody w Polsce, niezależnie czy z kratką, czy bez niej, dają pełne prawo do odliczenia VAT w przypadku ich zakupu, jak i w przypadku zakupu paliwa do ich napędu. Jeśli NSA podzieli pogląd WSA w Krakowie, to będziemy mieć do czynienia z kolejną odsłoną rewolucji VAT w polskiej motoryzacji.

NSA rozważy niebawem, czy rację ma WSA w Krakowie twierdząc, że wskutek wyroku ETS wszystkie samochody w Polsce, niezależnie czy z kratką, czy bez niej, dają pełne prawo do odliczenia VAT w przypadku ich zakupu, jak i w przypadku zakupu paliwa do ich napędu. Jeśli tak, to będziemy mieć do czynienia z kolejną odsłoną rewolucji VAT w polskiej motoryzacji.

Ireneusz Tymiński, General Manager KBC Autolease Polska

Leasing leasingowi nierówny

Prawdziwy leasing operacyjny, będący elementem Full Service Leasingu, a więc pozabilansowy oraz z ryzykiem wartości końcowej auta po stronie leasingodawcy, to rata miesięczna niższa o około 30-50 proc. Niższa rata to lepszy cash flow oraz mniej nieodliczonego VAT od samochodów osobowych, w porównaniu ze zwykłym leasingiem.

Leasing operacyjny jest niewidoczny w bilansie, a więc poprawia wskaźniki rentowności i w konsekwencji zdolność kredytową firmy. Do tego koszt uzyskania przychodu stanowi oczywiście cała rata, a nie amortyzacja.

Całkowite oszczędności wynikające z wprowadzenia modelu Full Service Leasingu mogą sięgnąć od kilku do nawet 30 procent. Są one efektem uwzględnienia wspomnianych korzyści finansowych i podatkowych, które daje leasing z formułą serwisu. Dochodzą do tego także korzyści organizacyjne, wynikające z mniejszego zaangażowania zespołu klienta oraz jego managerów w proces kompletnie niezwiązany z ich core biznesem. Ustalana z góry rata za finansowanie oraz serwis jest stała przez cały okres, co wpływa na prostotę procesu budżetowania.