Nie ma jednej recepty na zarządzanie flotą w firmie

Rozmowa z członkami Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych

Co można uznać za największe zagrożenie dla flot samochodowych?

Jacek Częścik, prezes Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych:
Zagrożenie, które było, jest i niestety jeszcze długo będzie to przede wszystkim niestabilne prawo, a dokładniej niestabilny system prawno podatkowy.

Radosław Kraciuk, członek SKFS:
Polskie prawo jest niepewne, dziś jest jakaś ustawa, a jutro może się ona zmienić o 180 stopni.

Ryszard Windyga, członek SKFS:
Przede wszystkim to niepewność związana z odliczaniem VAT od samochodów. To niezwykle istotne zagadnienie, ponieważ przy planowaniu budżetów na przyszły rok musimy brać to pod uwagę. W przypadku dużych firm odliczalność lub nie VATu od paliwa to kwota idąca w setki tysięcy złotych rocznie.

Czy mam to rozumieć tak, że większość waszego czasu musicie przeznaczać na śledzenie rozwiązań prawnych?

R.W.: By cokolwiek zaplanować, musimy mieć przynajmniej przez rok poczucie stabilności przy prowadzeniu danej operacji. W obecnych czasach zmiany są jednak zbyt dynamiczne. Tak naprawdę to od 2004 roku nie ma tej stabilności.

Włodzimierz Młodziński, członek SKFS: Niestety odnoszę wrażenie, że kolejni ministrowie, którzy tworzą to prawo, mają po prostu zbyt małą wiedzę…

Rozumiem, niedoskonały system stoi na przeszkodzie. A czy nie jest też tak, że obecny czas spowolnienia gospodarczego również stał się dla was wyzwaniem w zarządzaniu flotami? Czy zauważacie cięcia budżetowe na flotach?

R.W.: To chyba tylko fakt medialny. Nie wiem, jak jest w innych firmach, ale to, co zaobserwowałem, to jedynie wstrzymanie decyzji zakupowych z początku roku i zrealizowanie ich chwilę później. Wpływ na to miał niepewny kurs złotówki. Cięcia jednak zawsze były. My jesteśmy dostarczycielem narzędzia i to normalne, by te narzędzia optymalizować. Przez lata pracuje się nad usprawnianiem procesów, by być najbardziej efektywnym. Jeśli byłaby jakaś opcja, by gwałtownie obniżyć koszty, wykorzystalibyśmy to już pewnie pięć lat temu.

Jakie rozwiązania są najbardziej preferowane w branży? Zakup własny czy wynajem długoterminowy?

W.M.: Wszystko zależy od charakteru działania firm. Dla mnie na przykład wynajem długoterminowy nie wchodzi w rachubę, ponieważ w mojej firmie nie znajdzie to zastosowania.

R.W.: Myślę, że w firmach może na przykład następować segmentacja - czyli pewne grupy samochodów można wziąć na wynajem, inne zostawić sobie. Myślę, że nie ma jednej recepty, to są rozwiązania, które muszą być dopasowane do konkretnej firmy. Wiem, że niektóre rozwiązania w firmach wynikają z pewnej mody albo czegoś, co jest w korporacjach niejako z automatu przeniesione z innych krajów.

J.Cz.: Korporacje narzucają pewne rozwiązania, do których fleet menedżerowie muszą dostosować swoje działania.

Porozmawiajmy może o statystykach, o udziale CFM we flotach. Firmy z tej branży ciągle uważają, że polski rynek nie jest jeszcze nasycony i można tu dużo zrobić.

R.W.: Jeśli porównujemy się do Wielkiej Brytanii, to zawsze będziemy do tyłu…

R.K.: Albo do Holandii, gdzie floty są w stu procentach w wynajmie długoterminowym.

J.Cz.: Oczywiście jeśli mówimy o rynku brytyjskim, to nie można zapominać, że tamte dane obejmują również leasing konsumencki.

R.W.: Wracając jednak do Polski - poza finansowaniem na wpływ popularności leasingu może mieć wpływ stan polskich dróg. Bardzo prosta przyczyna - na koniec dnia, gdy mamy oddać auto, okazuje się, że mamy ponadnormatywne, określone regulaminami zużycie. To jest pewne. Jesteśmy zawsze na przegranej pozycji, ponieważ zawsze trzeba dopłacać za te auta przez stan polskich dróg. Raz zdarzyło mi się oddać auto bez dopłat. Jeśli porównamy sobie nasze warunki z Europą Zachodnią, od razu widać jaka jest przepaść w jakości dróg, a co za tym idzie w jakości poruszających się po nich flot.

J.Cz: Stąd też między innymi ma to swoje odzwierciedlenie w stawkach firm leasingowych…

R.K.: Spójrzmy jeszcze inaczej na zagadnienie własnej floty i leasingowanej. Chodzi mi o wartość rezydualną. Gdy mamy swoje auta, możemy sobie ją inaczej określić, zaplanować margines ryzyka. Jeśli zaś wpiszemy tą wartość do kontraktu, to w przypadku zniszczenia auta nikt przecież nie będzie nam robił prezentów, ale pobierze za to dodatkową opłatę. Stosuje się oczywiście różnego rodzaju narzędzia, by klienta nie obciążać zbytnio tymi opłatami.

J.Cz.: By jednak nie negować sensu CFM powiem tak: ta branża nieustannie rozwija i uczy się. Kierownicy flot również się uczą, dlatego też przy odnawianiu kontraktów zwracają uwagę na coraz to nowe rzeczy. Myślę, że z biegiem lat sytuacja na tyle dojrzeje, że będziemy niewiele różnić się od innych zachodnich krajów.

R.K.: I jeszcze jedno - stałość kosztów przy leasingu czy wynajmie, która pozwala na łatwe planowanie liniowe kosztów w dłuższym okresie czasu. Oczywiście niesie to za sobą inne ryzyka, które mogą niezaplanowanie pojawić się na końcu, a o których już mówiliśmy.

J.Cz.: W tym całym gąszczu niewiadomych ta jedna przesłanka o stałości kosztów sprawia, że full service leasing jest tak popularny.

Przyjmijmy, że we flotach, którymi panowie zarządzają nadchodzi czas wymiany tej części floty, która jest w wynajmie długoterminowym. Czy przy podpisywaniu nowego kontraktu firmy CFM są na tyle elastyczne, że są skłonne podjąć negocjacje o nowych, lepszych warunkach dla firm?

R.W.: W większości firmy CFM są firmami korporacyjnymi, z kapitałem zagranicznym. Na przestrzeni lat widzę, że wpływ na ich elastyczność mają decyzje na górze. W zależności od tego, jak zadecydują udziałowcy, firma może być mniej lub bardziej elastyczna. Firmy w Polsce miały na przykład mocny nacisk na wzrost wolumenu, a to oznaczało lepszą możliwość negocjacji z nimi stawek, potem z kolei był okres odwrócenia tego trendu.

W.M.: To brzmi jak manipulacja rynkiem…

R.W.: To nie manipulacja, to po prostu korporacja. Zarządy ustawiają różne cele.

J.Cz.: Podobnie takie działania odbywają się w firmach ubezpieczeniowych. Na przykład firma, która wcześniej oferowała nam bardzo dobre stawki, rok później postawiła już stawki zaporowe, dając jasny komunikat - w tym roku nie zrobimy interesu.

R.W.: Z drugiej strony takie globalne podejście do biznesu, jakie jest stosowane w korporacjach, może objawiać się tym, że korzystamy z dobrze wynegocjowanych kontraktów na poziomie światowym. Oczywiście mówię o dużych korporacjach, inaczej wygląda to w firmach lokalnych w danym kraju.

Czy mam to zrozumieć w ten sposób, że polskie oddziały korporacji są w jakiś sposób ubezwłasnowolnione w swoich wyborach?

J.Cz.: Nie ma nakazu, że mam kupować taką czy inną markę, istnieje raczej selekcja negatywna - tego nie kupuj. Dotyczy to szczególnie marek luksusowych.

R.K.: Unifikacja floty i rozwiązań ułatwia też zarządzanie nią.

Czy przy wyborze auta kierownicy flot kierują się sugestiami wypływającymi np. z wyników sprzedaży aut flotowych w Polsce? Takie dane są przecież publikowane.

J.Cz.: W mniejszych firmach często bywa tak, że o tym, czym ma jeździć firma decyduje dyrektor czy właściciel. Kierownik floty ma tylko sprawić, by wybór zarządu stał się potem jak najbardziej optymalny…

W.M.: Nie można niczym się sugerować. To droga do nikąd. Pierwsza sprawa to charakter pracy firmy, co mają te auta w firmie wykonywać. Jeśli to mają być przedstawiciele handlowi, którzy mają tylko jeździć po Polsce i zawierać kontrakty, to wiadomo, że będą potrzebować innych aut niż ci, którzy codziennie musza jakąś ilość towaru dostarczyć do punktów sprzedaży. Tu przede wszystkim decyduje specyfika firmy. Dopiero wówczas, gdy to określimy, musimy zobaczyć, co w danych segmentach aut spełni nasze oczekiwania.

R.K.: Trzeba dobrze określić, gdzie użytkownicy się będą przemieszczać. Jeśli będą jeździć na długich trasach, to wiadomo, że optymalnym rozwiązaniem będzie dla nich diesel. Jeśli będzie to auto jeżdżące po mieście, to potrzeba innego rozwiązania.

Od momentu, gdy silniki rozwinęły się technicznie, dużo osób całkowicie przerzuciło się na diesle. Wcześniej, gdy weszło zasilanie LPG, całe floty przerzucały się na LPG, a przecież tak naprawdę floty powinny być zdywersyfikowane do aktualnych potrzeb.

J.Cz.: Podczas spotkań stowarzyszenia wymieniamy takie informacje, dzieląc się naszym doświadczeniem i uwagami. Ten silnik jest dobry, ten model ma takie wady, opony tego producenta są godne polecenia.

R.K.: Zarządzając flotami nasze zapatrywanie na to, co wybieramy, jest długofalowe. To nie jest tak, że na siłę kupujemy coś tylko dlatego, że jest tanie i możemy tym zabłysnąć przed zarządem. My musimy dokonać takiego wyboru, który za ileś lat sprawdzi się. Nasze działania mają ułatwić pracę, uczynić ją bardziej efektywną, optymalną.

R.W.: Często w naszych wypowiedziach używamy słowa „optymalne”.

W.M.: A optymalne nie znaczy wcale najtańsze.

Mówimy cały czas o technologii, o wyborze floty, ubezpieczyciela, a przecież nie możemy zapominać o czynniku ludzkim. Gdy mówimy o doborze auta do specyfiki pracy, to co ze szkoleniem użytkowników?

J.Cz.: Wszystko zaczyna się od przepisów samochodowych, od naszej car policy, gdzie ujęte są obowiązki pracodawcy, zakres jak również obowiązki użytkowników.

Kształt car policy zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Jedne firmy mają większy nacisk położony na bezpieczeństwo, na system motywacji, inne mniej. Zadaniem kierowników flot jest wyselekcjonowanie grupy ryzyka wśród użytkowników i zdarzeń i odpowiednio stymulować działania takie jak kary, nagrody, konkursy, wykłady na temat bezpiecznej jazdy oraz szkolenia z defensywnej jazdy. Pakiet narzędzi powinniśmy elastycznie dostosować do naszych firm i wykazać się optymalnością w zarządzaniu.

Taki zestaw narzędzi ma wspomóc w nauczeniu kierowców należytej kultury jazdy.