Pracownik zatrudniony w naszej firmie od 6 sierpnia 2018 r. zachorował w lutym 2019 r. (pięć dni). Zaś w październiku 2018 r. chorował przez trzy dni i w tym samym miesiącu był też nieobecny w pracy przez jeden dzień, przy czym nie usprawiedliwił tej absencji. W związku z tym otrzymał wynagrodzenie chorobowe za dni zwolnienia lekarskiego oraz wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca odpowiednio pomniejszone o te obie nieobecności. Pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną 2890 zł i otrzymuje miesięczną premię regulaminową w wysokości od 5 do 20 proc. wynagrodzenia zasadniczego za czas pracy. Premia za październik wyniosła 8 proc. wynagrodzenia za pracę. Jak obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego za luty br., a w szczególności jak uzupełnić wynagrodzenie za październik 2018 r., które wchodzi do podstawy?



Zasady ustalania podstawy wymiaru pracowniczego wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego są wspólne. Podstawę tę stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jako wynagrodzenie należy tu rozumieć podlegający oskładkowaniu przychód pracownika, po odliczeniu części składek społecznych potrącanych z dochodu pracownika, tj. kwoty odpowiadającej 13,71 proc. podstawy ich wymiaru. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12-miesięcznego okresu, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.
W opisywanej sytuacji pracownik w okresie swojego zatrudnienia chorował dwukrotnie, w październiku 2018 r. i w lutym 2019 r. Dla wynagrodzenia chorobowego za październik należało przyjąć podstawę równą wynagrodzeniu za wrzesień 2018 r., bo sierpień był pierwszym niepełnym miesiącem pracy. Wynagrodzenie za ten miesiąc nie podlegało wliczeniu. Druga niezdolność do pracy wystąpiła w lutym 2019 r. Ze względu na to, że między okresami pobierania obu wynagrodzeń chorobowych minęły trzy pełne kalendarzowe miesiące, podstawę wymiaru płacy chorobowej za luty 2019 r. należy ustalić na nowo z okresu wrzesień 2018 – styczeń 2019 r. Gdyby pracownik zachorował np. w styczniu br., podstawa chorobowego musiałaby pozostać na poziomie ustalonym dla poprzedniej niezdolności. Zadziałałby tu art. 43 ustawy zasiłkowej, zgodnie z którym podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.

Ważny rodzaj

Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się z okresu krótszego. Sumuje się wynagrodzenia wypłacone za liczbę pełnych miesięcy zatrudnienia, a otrzymany w ten sposób wynik dzieli przez liczbę tych miesięcy (a nie przez 12). Takim sposobem uzyskujemy wynagrodzenie w przeciętnej miesięcznej wysokości.
W okresie, z którego jest kalkulowana podstawa zasiłkowa, może wystąpić miesiąc, za który pracownikowi wypłacono niższe wynagrodzenie z powodu nieobecności. Nieobecność pracownika w pracy zawsze powinna być wyjaśniona. Pracownik powinien uzasadnić powód niestawienia się w pracy i – o ile to możliwe – przedstawić dowody potwierdzające przyczyny absencji, np. zaświadczenie lekarskie o chorobie swojej lub członka rodziny, wezwanie do osobistego stawienia się w sądzie jako świadek czy oświadczenie w razie konieczności sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia np. żłobka czy przedszkola. Niższe wynagrodzenie może być również wypłacone z powodu trwania zatrudnienia tylko przez część miesiąca. Jednak zdarzają się sytuacje, w których pracownik nie był w pracy, ale ani nie wytłumaczył tej nieobecności, ani nie dostarczył odpowiednich dowodów. W razie zetknięcia się z takim niepełnopłatnym miesiącem przy wyznaczaniu podstawy zasiłkowej należy sprawdzić:
  • jaką część miesiąca pracownik przepracował ze swojego wymiaru,
  • jaki był powód nieobecności i czy została usprawiedliwiona.
Jeżeli bowiem w okresie branym do obliczenia podstawy pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu tej podstawy:
  • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
  • przyjmuje się, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.
Zatem w celu ustalenia, czy dany miesiąc wykluczyć z obliczeń, czy też przyjąć, a jeśli tak, to czy uzupełnić, należy ustalić liczbę dni faktycznie przez pracownika przepracowanych w takim miesiącu i porównać ją z liczbą dni, które normalnie powinien przepracować. Do dni przepracowanych zalicza się także czas urlopu wypoczynkowego, a także inne płatne dni niewykonywania pracy, a więc takie, przy których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, np. tzw. urlop okolicznościowy, dni opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat. Jeżeli okaże się, że pracownik przepracował mniej niż połowę ze swojego czasu pracy, ale wyłącznie z powodów usprawiedliwionych, to taki miesiąc w ogóle odpada z obliczeń (należy go pominąć). Wtedy przez mniejszą liczbę miesięcy zostanie podzielona suma wynagrodzeń. Inaczej będzie, jeśli pracownik przepracował co najmniej połowę swego czasu pracy. Wówczas taki miesiąc przyjmuje się do podstawy zasiłkowej, a wynagrodzenie odpowiednio uzupełnia w zależności od rodzaju składników. W przypadku wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce uzupełnienie polega na przyjęciu kwoty z umowy o pracę, czyli pełnej stawki za miesiąc pracy. Uzupełnienie polega bowiem na uzyskaniu wynagrodzenia, jakie pracownik by otrzymał, gdyby nie wystąpiły nieobecności i pracował pełny miesiąc. Wynagrodzenie w stałej stawce godzinowej również traktuje się jak stałe. Dopełnienie następuje wówczas przez pomnożenie tej stawki za godzinę pracy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu (nominał czasu pracy).
Z kolei wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się:
  • poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte, i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień;
  • przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje zasiłek chorobowy – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.
Zmienne składniki, takie jak premie lub nagrody, uzupełnienia się pod warunkiem, że na podstawie wewnętrznych przepisów płacowych ulegają zmniejszeniu za okresy usprawiedliwionej nieobecności w sposób proporcjonalny do tych okresów. Natomiast bez uzupełniania, czyli w wysokości faktycznie wypłaconej, przyjmuje się te składniki, które ulegają obniżeniu m.in. za okresy pobierania świadczeń chorobowych, ale w inny sposób niż proporcjonalnie, lub wówczas jeśli przepisy płacowe nie zawierają jednoznacznych postanowień co do metody zmniejszania wysokości danego składnika. Bez uzupełniania przyjmuje się również takie składniki, jak dodatki za pracę w nocy, wynagrodzenie wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych oraz inne elementy płacowe, które nie przysługują równomiernie za cały miesiąc, tzn. pracownik osiąga je tylko w określonych okolicznościach lub za wykonane zadania i mogą przypaść w niektórych częściach miesiąca.

Skomplikowane rozliczenia

Z kolei w razie nieuzyskania wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. W praktyce mają miejsce także przypadki, gdy w miesiącu pracownik miał nieobecności dwojakiego rodzaju, czyli zarówno nieusprawiedliwioną, jak i spowodowaną przyczynami uzasadnionymi. Wtedy przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc – w liczbie dni, które pracownik był obowiązany przepracować – nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Innymi słowy, dokonuje się niejako częściowego uzupełnienia. Jeśli pracownik miałby w miesiącu nieobecność nieusprawiedliwioną trwającą co najmniej połowę jego czasu pracy, to takiego miesiąca nie należy wyłączać z podstawy chorobowego. Przyjmuje się ten miesiąc, a tym samym uzyskane wynagrodzenie faktycznie wypłacone bez uzupełniania. Taki miesiąc zaniża więc podstawę chorobowego.
WAŻNE Jeśli pracownik za część miesiąca nie uzyskał wynagrodzenia, bo nie usprawiedliwił swojej nieobecności w pracy, podstawa wymiaru zasiłku nie będzie uzupełniana. Do obliczenia jej wysokości pod uwagę będzie wzięte jedynie faktycznie uzyskane wynagrodzenie.
Warto też zaznaczyć, że mimo nieusprawiedliwionych nieobecności pracownikowi zatrudnionemu na pełen etat zawsze należy zachować podstawę nie niższą niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71 proc. tego wynagrodzenia. Od 1 stycznia 2019 r. najniższa podstawa wynosi 1941,52 zł (2250 zł –13,71 proc.). Ustawa zasiłkowa nie przewiduje żadnych wyjątków, które pozwalałyby na przyjęcie niższej podstawy. Zatem nawet gdyby na skutek takich absencji podstawa spadła poniżej minimalnego progu, należy ją odpowiednio podwyższyć.

Za czas przepracowany

Pracownik w opisywanej sytuacji otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce oraz zmienną premię naliczaną od pensji za czas faktycznie przepracowany. To oznacza, że zarówno wynagrodzenie, jak i premia za październik 2018 r. podlegają uzupełnieniu, ale tylko o dni niezdolności do pracy, czyli te usprawiedliwione.
Wynagrodzenie za październik wyniosło:
  • zasadnicze 2475,33 zł:
2890 zł : 30 = 96,33 zł
96,33 zł x 3 dni choroby = 288,99 zł
2890 zł : 184 godz. = 15,71 zł
15,71 zł x 8 godz. NN = 125,68 zł
2890 zł – 288,99 zł – 125,68 zł = 2475,33 zł
  • premia 198,03 zł : 2475,33 zł x 8 proc.
Zarówno wynagrodzenie zasadnicze, jak i premia podlegają uzupełnieniu. Jednak przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc – w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować́ – nie należy uwzględniać́ dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. [ramka]©℗
Ile do wypłaty
Wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości należy więc uzupełnić, przyjmując do podstawy kwotę, jaka byłaby należna, gdyby pracownik w październiku miał tylko tę nieobecność nieusprawiedliwioną. Nie można przyjąć pełnej stawki z umowy o pracę. Wynagrodzenie po uzupełnieniu tylko o dni choroby wynosi 2764,32 zł (2890 zł – 125,68 zł), a po odliczeniu części składkowej 2385,33 zł.
Jeśli chodzi o premię, to podlega ona uzupełnieniu jak składnik zmienny miesięczny, bo:
– nie przysługuje za okresy pobierania zasiłków,
– jest naliczana od wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany.
Premia powinna być uzupełniona tak:
198,03 zł : 19 dni (23 dni – 4 dni) = 10,42 zł
10,42 zł x 22 dni (23 dni – 1 dzień NN) = 229,24 zł, a po odliczeniu części składkowej 197,81 zł
Jeśli premia byłaby zmniejszana w sposób inny niż proporcjonalny, to podlegałaby wliczeniu w wysokości faktycznie wypłaconej.
Wynagrodzenie za październik 2018 r. podlegające uwzględnieniu w podstawie wynagrodzenia chorobowego za luty 2019 r. wynosi 2583,14 zł (2385,33 zł + 197,81 zł).
Podstawa prawna:
Art. 36, art. 37, art. 38 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1368 ze zm.).
Par. 11, par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927).